ピックシェアの貸し会議室特集

貸し会議室とは、利用したい時間・場所・規模・グレードに合わせてレンタルできる会議室を言います。
最近では駅近のハイグレードなビル内の貸し会議室もあり、活用の幅はますます広がっているといえます。

特に東京都内には数多くの貸し会議室が存在しており、東京に本社を構える企業や団体はもちろん、発達した交通網により全国から集まる場合にも利便性の高いエリアとして多くの企業や団体に活用されています。

その中でも、設備やサービスの整った貸し会議室ほど問い合わせが集中することから、予約の取りづらい時期も発生しています。具体的には、

・3月下旬～4月にかけて開催される「入社式」「新入社員研修」
・6月に開催される「株主総会」に代表されるIRイベント
・春先～夏にかけてピークを迎える「会社説明会」「選考・面接」
・10月初頭に開催される「入社式」

など、企業イベントが重なる時期、春・秋の人事異動が盛んな時期に予約の取りづらい場面が見受けられます。

利用を想定していた貸し会議室の予約が取れない場合に備えて、次点の貸し会議室をイメージしておく、探しやすい検索サイトをお気に入り（ブックマーク）に登録しておくなど、日頃から情報収集しておくことが大切になりそうです。

昨今、貸し会議室の利用は企業～個人に至るまで広く一般的となりました。
現在は、オンライン配信の会場として、ハイブリッド型での会議・セミナー会場としてなど、その利用機会はますます増えているのではないでしょうか。

ここでは貸し会議室を利用するメリットとして、代表的な3点をご紹介します。

メリット① ｜ 不要なコストの削減

1番のメリットとして「不要なコストの削減」が挙げられます。

自社（オフィスの）会議室は利用の都度、費用が発生することはありませんが、ランニングコストとして毎月賃料を支払っているケースがほとんどです。これは、会議室を利用していない時間に対してもコストを支払っている状態です。
また、時間が重なってしまうと希望する時間に利用できない、結果、どうしてもの場面では貸し会議室を利用することもあるのではないでしょうか。

一方、貸し会議室は利用する日数や時間に応じて費用（コスト）が発生しますから、不必要な支出はないと言えます。
時間単位で比較すると貸し会議室が割高に感じられますが、月単位・年単位などトータルで比較すると、貸し会議室を利用する方がコスト削減につながるケースも多いように思います。

その他、貸し会議室はあらかじめ利用時間を決めて予約をしますから、会議が冗長になるのを防ぐ効果や、テーブルやイス・プロジェクターなどの設営をお任せできる貸し会議室であれば、そこにかかる手間と時間（人的コスト）の削減といった効果も期待できそうです。

メリット② ｜ 目的に合わせて選べる

利用する目的に合わせて、適した会場を選べるのも貸し会議室のメリットです。

利用の用途、参加者の人数、必要な機材・備品などによって適した会場が異なりますから、自社（オフィスの）会議室に合わせるのではなく、利用する目的に合わせて会議室を選ぶことは目的を達成するための大切なポイントとなります。

例えば、社内会議であれば自社の近くで参加人数に見合ったサイズの貸し会議室が便利ではないでしょうか。
また、取引先との大切な商談であれば取引先の近くでプレゼンテーションに必要な機材が整った見た目にも優れたフォーマルな貸し会議室が望まれます。

その他にも、会社説明会であればアクセスに優れたターミナル駅の周辺、入社式など特別なイベントであれば大規模な会場、社内研修であればメインルームとあわせてグループワークに適した小規模なミーティングルームを用意できる会場など、期待する成果から逆算した理想の貸し会議室を利用されてはいかがでしょうか。

メリット③ ｜ サポートを受けられる

最後3点目として、
貸し会議室のスタッフに相談できることは、特に事務局を務める方にとって大きなメリットです。

貸し会議室によって異なりますが、環境・サービスの整った貸し会議室では専門スタッフがあらゆる相談に応えてくれます。
基本的なところでは、配送荷物の受取（発送）、テーブルやイスの事前設営・原状回復、機材・備品のセッティング、案内看板の掲示、各種外注品の手配などが挙げられます。

昨今ではオンライン配信を伴うイベントにも対応した機材や通信環境、サポートサービスを提供してくれる貸し会議室が増えています。これらに慣れていない方には心強いサービスと言えそうです。

日常業務と並行して研修・会議等の準備を進めるのは容易ではありません。参加者に向けた事前案内の他、ドリンクやケータリングの手配、機材・備品の確保、場合によっては生花や看板が必要な場面もあることでしょう。
特にはじめて開催するイベントでは何が必要なのか、どれくらい用意したら良いのか、一つひとつが悩ましいものです。そのようなときはぜひ専門スタッフへご相談されてはいかがでしょうか。

会議・セミナーなどの開催場所としてはじめて貸し会議室を選定される方は、「具体的に何から着手するの？」「予約成立までのフローは？」 と、疑問に思われるのではないでしょうか。

ここでは基本的な選定フローについて、チェックリスト形式でご紹介いたします。

はじめに：開催会場の検討

開催要件・予算を踏まえて、開催会場を検討する。
対応できる環境（必要十分なスペース、什器備品など）や運営スタッフを自社で用意できるのか、難しい場合には貸し会議室などの外部の会場を検討する。

候補会場の抽出

貸し会議室など外部の会場を探す場合は、WEB検索、過去の利用実績や社内紹介、予算に余裕があれば代理店への依頼も考えられる。
比較対象が必要な場合は複数の会場が掲載されている検索サイトが参考になる他、一括で空室確認・見積り手配が可能なサイトもある。

会場の空室確認・見積り手配

要件に合った候補となる会場の空室を確認後、見積りを手配する。
比較検討が必要な場合は、複数の会場に同様の手配を行う。

仮予約の依頼

貸し会議室などの外部会場の多くは利用の検討期間として「3日～1週間程度」を期限とする仮予約のサービスを行っている。
前向きに検討したい会場には仮予約を依頼する。

会場の内見（内覧）

仮予約した会場を予約（利用契約を締結）する前には、実際に訪問することが望ましい。
ホームページの写真・図面、情報・評価だけではわからない点も多い。

内見（内覧）時、特に確認しておきたい内容は次の通り。

交通アクセス（駅からの所要時間、場所のわかりやすさ、周辺環境）
会場の雰囲気（建物の雰囲気、利用者の雰囲気、清潔感）
会場のサービス（入退出の許容時間、レイアウト設営・原状復帰の有無）
会場スタッフの雰囲気（専門性、ホスピタリティ）
会議室の広さ、天井高、明るさ（照明・窓の有無）、遮音性（音漏れの確認）
会議室の設備（テーブル・イス、空調、機材・備品、インターネット環境）
その他（共有部の広さ、エレベーターの基数、お手洗いの数、自動販売機・喫煙所の有無など）

利用料金の確認

利用内容に追加・変更がある場合は、見積りを手配・料金を確認する。
開催内容によっては、機材のレンタル、ケータリングなど飲食物の手配、吊り看板・生花などが必要になる。部屋のレンタル料金（室料）の他、それらを加算した見積りを取り寄せる。
その他、イベントホールの場合は電気・水道代が発生するか、ホテルの場合はサービス料が発生するか、も事前に確認する。

利用条件・規約の確認

会場の定める利用条件・規約に疑義はないか、抵触する恐れはないか、要件と照合して確認する。
後のトラブル防止のためにも、支払い（精算）方法・キャンセルポリシー・禁止事項などにも目を通し、不明点は会場スタッフに確認する。

会場の予約

利用会場が決まったら、会場の定める方法により予約する（外部会場の場合は、利用契約を締結する）。
仮予約期限の超過を原因として仮予約が解除されていた、といったことのないよう、可能な限り早い意思決定が望ましい。
利用を見送った会場には、早期にその旨を連絡する。

貸し会議室を選ぶポイントは、利用する目的・用途・参加者などによって異なるため画一的に捉えることは困難です。
ここでは代表的な事項に絞ってご紹介したいと思います。

ポイント① ｜ アクセス

どのようなイベントであっても「交通アクセス」は共通して重要視される大切なポイントとなります。

・社内メンバーが集まる場合は、自社から近い貸し会議室
・関東から参加者を募る場合は、乗り入れ路線の多いターミナル駅から近い貸し会議室
・全国から参加者を募る場合は、新幹線停車駅からアクセスの良い駅近の貸し会議室
・海外から参加者を募る場合は、空港の最寄り駅から近い貸し会議室
・クライアント招く場合は、クライアント各社の集積エリアからアクセスの良い貸し会議室

と、募る参加者によって会場選び・開催エリアの基準も変わります。

ポイント② ｜ 会場設備

設備は、テーブル・イス・空調といった基本設備から、プロジェクター・スクリーンなどの機材、電源容量、インターネット環境と多岐に渡り、活用シーンによって重視する内容が異なります。

・長時間（おおむね3時間以上）の場合は、イスの座り心地に問題ないか
・プロジェクターを利用する場合は、必要十分な輝度とスクリーンサイズがあるか
・マイクを利用する場合は、室内の後方にもしっかり声が届くか、必要十分な利用本数を確保できるか

特にマイクは、コロナ禍では使いまわしできません。1部屋で利用できる最大本数を確認しましょう。

そのほかにもあらゆるイベントにおける共通項として、部屋ごとに空調設定できるか、窓の有無（オンライン配信がメインの場合、自然光の入らない窓のない部屋が望ましいケースもあります）、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。
妥協できない点をリストアップしておくと良いでしょう。

ポイント③ ｜ オンライン配信環境

オンライン配信を伴う場合には、安定した通信環境が整っていることが必須です。
なぜならば、脆弱なインターネット環境下では動画の負荷に耐えられず、品質の高い画像・音声を安定して届けることができません。また、画像・音声が乱れてしまうとコンテンツそのもののクオリティに影響し、ゲストの集中力・理解度の低下を招くかもしれません。

配信方法によって必要な回線の種類・求められる速度は異なりますが、開催場所を選定の際は可能な限り現地へ赴き、事前調査（回線の種類、バックアップ回線の有無など）されることをおすすめします。

オンライン配信のイメージ

ポイント④ ｜ サービス

提供されているサービスの種類は貸し会議室によってさまざまです。ここでは多くの場面で必要と考えられるサービスをご紹介します。

・専門スタッフの常駐
・レイアウトの設営/原状復帰
・機材の設営/原状復帰
・荷物の受取/発送、預かり
・ケータリングの手配、搬入出
・外注サービスの手配（同時通訳、装花、吊り看板など）
・事務用品のレンタル（延長コード、ポインター、プレゼンターなど）
・（オンライン配信を伴う場合は）WEB配信サポート

ポイント⑤ ｜ 建物の設備

貸し会議室の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。参加者の人数・属性、利用内容によって必要な設備が異なります。

・参加者が多い場合は、エレベーターの基数は必要十分か
・女性が多い場合は、お手洗い（個室）の数は必要十分か
・ホスト側でドリンクを用意しない場合は、自動販売機はあるか
・喫煙者が多い場合は、喫煙所はあるか
・障がいのある方が参加の場合は、バリアフリー設備・優先トイレが備わっているか
・多量の搬入物がある場合は、駐車場や専用搬入ルートはあるか
・その他、不測の事態に備えたAED、避難誘導図は設置されているか　など