会議で使える会場は？｜貸し会議室の様々な使い方をご紹介

1. 会議で、貸し会議室・イベントホールが活用されている

貸し会議室・イベントホールは、日々、様々な目的・用途で活用されています。
社内会議の場としてはもちろん、クライアントを招いての大切な会議・大規模な国際会議まで、多くの企業・団体によって活用されています。

なぜ、これほどまでに様々な場面で使われているのでしょうか。
貸し会議室・イベントホールを活用するメリットについて、ポイントも交えながら考察したいと思います。

①豊富なサイズの部屋がある
参加人数に合わせて適切なサイズの部屋を選べることは、メリットになりそうです。
少人数で利用できるコンパクトなタイプから、1,000名超も収容可能なタイプまで。貸し会議室・イベントホールの多くは、サイズの異なる部屋が複数備わっています。

サイズが合っていないと、組めるレイアウトが制限される、集中力の阻害要因となる、必要な機材・備品が置けないなど、成果にネガティブな影響も懸念されます。

②必要な機材・備品が整っている
テーブル・イスといった基本設備はもちろん、プロジェクター・スクリーン、マイクなど、必要な機材・備品の多くが整っていることは、メリットと言えそうです。
自社で保有していない、スペックが不足している場合は尚更ではないでしょうか。

一方、空調設備・電源容量・インターネット環境といった部屋の環境そのものも当然に整っている必要があります。特に昨今では、集合型（リアル）とインターネットの活用（オンライン）とを融合したハイブリッド型で開催されることも多くなりました。オンライン配信に必要な機材がある、インターネット環境が整っているかも大切な要件となりそうです。

ハイブリッド型の会議については、「ハイブリッド型の会議とは？やり方、リアルとオンラインそれぞれのメリットをご紹介」に詳細をお載せしています。

③日常（自社オフィス）から離れ、集中して参加できる
意図的に自社オフィスと日常業務から離れることによって、落ち着いて会議に参加できる・集中できることもメリットの1つではないでしょうか。
主催者・参加者を問わず、日常業務に気を取られていては、成果へのネガティブな影響が懸念されてしまいます。

貸し会議室・イベントホールを活用する際には、参加意欲が高まる、納得できるグレードを備えていると安心です。建物や内装の使い勝手・雰囲気が良くないために参加意欲が下がってしまっては逆効果といえます。日常を離れるメリットが転じてデメリットとならないよう、注意が必要です。

2. 貸し会議室・イベントホールの活用を検討する場面とは

これまで自社オフィスで実施されていた方も、会議の場として、貸し会議室・イベントホールの活用をご検討されることがあるかも知れません。

手配に慣れていらっしゃる方はともかく、はじめて手配する・不慣れで何から着手して良いかわからない・相談相手がいない、といった方のなかには、少なからず不安を感じている面もあるのではないでしょうか。

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールの多くでは、専門のスタッフ（コーディーネーター、コンシェルジュとも言われます）が様々な相談に応じてくれます。
詳細は「ハイクラスな貸し会議室・イベントホールで活用したいサービスとは」でご紹介しています。

会議の目的・内容、参加者の属性（年齢層や性別、役職や職種など）、希望予算などを伝えることで、会場を熟知した専門スタッフがいくつかのプランを提案してくれますので、会場の手配に慣れていなくても安心です。

下記のような場面がありましたら、ぜひ一度、貸し会議室・イベントホールの活用をご検討されてはいかがでしょうか。

【活用シーン】
□社内の会議室に空きがないとき（長時間・数日間連続して確保が必要な場合も）
□参加人数が、社内の会議室キャパシティを超過するとき
□クライアントのオフィス周辺で会議が必要なとき
□社外からの参加者（ゲスト）が多いとき

3. 会議の会場選びで気を付けたい、チェックポイント

会議に限らず、会場を選ぶ際にはいくつかのチェックポイントがあります。その中でも、特に重要なものは「貸し会議室・イベントホールの選び方で大切な10のポイントをご紹介します。」で詳細にご紹介していますので、よろしければご参考にしていただけたらと思います。

ここでは、その中からトピックだけを抽出してご紹介をさせてください。

①アクセス
会議の参加者が迷うことなく到着できるよう、最寄り駅から徒歩10分以内が目安です。

②立地・周辺環境
建物の入口がわかりやすいかもチェックしましょう。わかりづらい場合には、誘導スタッフの配置、看板の設置も検討しましょう。

③外観・建物グレード
会議への参加意欲を下げることのないような、明るく・メンテナンスの行き届いたオフィスビル以上だと安心できそうです。

④内装
会議の開催風景を撮影してホームページや会社案内などに宣材写真として掲載する場合には、特に重視したいところです。

⑤会場設備
会場ごとに空調設定できるか、窓はあるか、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。妥協できない点をリストアップして、確認するようにしましょう。

⑥広さ
会場の広さは、広すぎず、狭すぎず、利用人数やテーブル・イスの配置（レイアウトといいます）に合ったサイズが必要です。

⑦サービス
サービスの種類や有無は会場によってさまざまです。特に無料で受けられるものは活用しない手はありません。詳細を確認すると良いでしょう。

⑧料金
一見高額に思えても多くの場面で必要となるサービスが含まれているなど、自社スタッフで作業した場合の人件費・とられる時間で本来得られたであろう成果など、見えないコストも含めた検討が必要です。

⑨建物の設備
会場の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。会議の参加人数が多い場合には、エレベーターやお手洗い（個室）の数もチェックしましょう。

⑩スタッフ
大切な会議を相談できる・サポートしてくれる会場スタッフは、専門性やホスピタリティを備えていることが大切です。

ご案内

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まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、会議を例に挙げて「貸し会議室・イベントホールの様々な使い方」をご紹介しましたが、いかがだったでしょか。

本記事をご覧の方の中には、会議やセミナーなど、イベントの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
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