株主総会で使える会場は？｜貸し会議室の様々な使い方をご紹介

1. 株主総会・決算説明会で、貸し会議室・イベントホールが活用されている

貸し会議室・イベントホールは、日々、様々な目的・用途で活用されています。
社内研修・会議、セミナーや講演会での活用をイメージされるかも知れませんが、株主総会・決算説明会としても多くの企業・団体によって活用されています。

なぜ、これほどまでに様々な場面で使われているのでしょうか。
貸し会議室・イベントホールを活用するメリットについて、ポイントも交えながら考察したいと思います。

①必要な機材・備品が整っている
テーブル・イスといった基本設備はもちろん、プロジェクター・スクリーン、マイクなど、必要な機材・備品の多くが整っていることは、メリットと言えそうです。
自社で保有していない、スペックが不足している場合は尚更ではないでしょうか。

一方、空調設備・電源容量・インターネット環境といった部屋の環境そのものも当然に整っている必要があります。特に昨今では、集合型（リアル）とインターネットの活用（オンライン）とを融合したハイブリッド型で開催されることも多くなりました。オンライン配信に必要な機材がある、インターネット環境が整っているかも大切な要件となりそうです。

ハイブリッド型の会議については、「ハイブリッド型の会議とは？やり方、リアルとオンラインそれぞれのメリットをご紹介」に詳細をお載せしています。

②選択肢が増えてきた
希望の条件、その時々の状況に合わせて、利用したい貸し会議室・イベントホールの選択肢が増えたことも、大きなメリットではないでしょうか。
せっかく日常（自社オフィス）から離れても、いつも同じ場所では変化がありません。近年は、ハイクラスと呼べる貸し会議室・イベントホールも増えてきました。
「期待する成果から逆算して、やりたいことができる会場」を選択する効果は、とても大きいように思います。

利用したい貸し会議室・イベントホールがあっても、開催したい日時に空室がなければ利用できません。しかし、気になる会場一つひとつに空室照会をして、見積書を取り寄せるのには相応のコスト（時間・労力）が掛かってしまいます。

pick shareは、会場を手配される方のコスト（時間・労力）を軽減すること、今ベストな選択ができること、をバリューとしてサービスをご提供しています。ぜひ一度、サービスの良さをご体感いただけますと幸いです。

③日常（自社オフィス）から離れ、集中して参加できる
意図的に自社オフィスと日常業務から離れることによって、株主総会・決算説明会に集中できることもメリットの1つではないでしょうか。
主催者・参加者を問わず、日常業務に気を取られていては、成果へのネガティブな影響が懸念されてしまいます。

貸し会議室・イベントホールを活用する際には、参加意欲が高まる、納得できるグレードを備えていると安心です。建物や内装の使い勝手・雰囲気が良くないために参加意欲が下がってしまっては逆効果といえます。日常を離れるメリットが転じてデメリットとならないよう、注意が必要です。

2. 貸し会議室・イベントホールの活用を検討する場面とは

これまで自社オフィスで実施されていた方も、株主総会・決算説明会の場として、貸し会議室・イベントホールの活用をご検討されることがあるかも知れません。

手配に慣れていらっしゃる方はともかく、はじめて手配する・不慣れで何から着手して良いかわからない・相談相手がいない、といった方のなかには、少なからず不安を感じている面もあるのではないでしょうか。

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールの多くでは、専門のスタッフ（コーディーネーター、コンシェルジュとも言われます）が様々な相談に応じてくれます。
詳細は「ハイクラスな貸し会議室・イベントホールで活用したいサービスとは」でご紹介しています。

株主総会・決算説明会の目的や内容、参加者の属性（年齢層や性別、役職や職種など）、希望予算などを伝えることで、会場を熟知した専門スタッフがいくつかのプランを提案してくれますので、会場の手配に慣れていなくても安心です。

下記のような場面がありましたら、ぜひ一度、貸し会議室・イベントホールの活用をご検討されてはいかがでしょうか。

【活用シーン】
□アクセスに優れた場所で実施したいとき
□おもてなしの雰囲気を演出したいとき
□オンライン配信、ハイブリッド型で開催するとき

ご紹介｜幅広い用途で使える、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

トラストシティ カンファレンス・神谷町

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「トラストシティ カンファレンス・神谷町」の詳細を見る

神谷町駅直結。虎ノ門・霞が関エリアからも好アクセスな貸会議室です。

貸会議室全4室は採光がよく、連結すると約500㎡の開放感ある大空間に。
セミナー・研修の他、インターネット専用回線を使用したオンライン会議や、4mの天井高を生かした展示会など、様々なニーズに対応いたします。

小人数での打合せや控室として最適な個室も完備しています。

「トラストシティ カンファレンス・神谷町」のアクセス情報

• 東京都港区虎ノ門4-1-1　神谷町トラストタワー2階
• 日比谷線 「神谷町駅」 4A・4B出口方面 東京ワールドゲート連絡通路直結 / 銀座線 「虎ノ門駅」 2a出口 徒歩8分 / 銀座線・南北線 「溜池山王駅」 13番出口 徒歩9分

3. 株主総会・決算説明会の会場選びで気を付けたい、チェックポイント

株主総会・決算説明会に限らず、会場を選ぶ際にはいくつかのチェックポイントがあります。その中でも、特に重要なものは「貸し会議室・イベントホールの選び方で大切な10のポイントをご紹介します。」で詳細にご紹介していますので、よろしければご参考にしていただけたらと思います。

ここでは、その中からトピックだけを抽出してご紹介をさせてください。

①アクセス
株主総会・決算説明会への参加者が迷うことなく到着できるよう、最寄り駅から徒歩10分以内が目安です。

②立地・周辺環境
建物の入口がわかりやすいかもチェックしましょう。わかりづらい場合には、誘導スタッフの配置、看板の設置も検討しましょう。

③外観・建物グレード
株主総会・決算説明会への参加意欲を下げることのないような、明るく・メンテナンスの行き届いたオフィスビル以上だと安心できそうです。

④内装
株主総会・決算説明会の開催風景を撮影してホームページや会社案内などに宣材写真として掲載する場合には、特に重視したいところです。

⑤会場設備
会場ごとに空調設定できるか、窓はあるか、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。妥協できない点をリストアップして、確認するようにしましょう。

⑥広さ
会場の広さは、広すぎず、狭すぎず、利用人数やテーブル・イスの配置（レイアウトといいます）に合ったサイズが必要です。

⑦サービス
サービスの種類や有無は会場によってさまざまです。特に無料で受けられるものは活用しない手はありません。詳細を確認すると良いでしょう。

⑧料金
一見高額に思えても多くの場面で必要となるサービスが含まれているなど、自社スタッフで作業した場合の人件費・とられる時間で本来得られたであろう成果など、見えないコストも含めた検討が必要です。

⑨建物の設備
会場の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。株主総会・決算説明会への参加数が多い場合には、エレベーターやお手洗い（個室）の数もチェックしましょう。

⑩スタッフ
大切な株主総会・決算説明会を相談できる・サポートしてくれる会場スタッフは、専門性やホスピタリティを備えていることが大切です。

ご案内

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まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、株主総会・決算説明会を例に挙げて「貸し会議室・イベントホールの様々な使い方」をご紹介しましたが、いかがだったでしょか。

本記事をご覧の方の中には、会議やセミナーなど、イベントの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
イベント日時が決まっていても・いなくても、短い仮予約期間の中で複数施設を比較検討できるよう、気になる会場（最大10会場）へ一括でお問い合わせいただけます。
ぜひ、場所探しという作業を超えた、選ぶ楽しみ、利用する楽しみをご体感ください！

最後は、pick shareに掲載された会場を一覧でご案内いたします。写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。