ハイブリッド会議とは？やり方、リアルとオンラインそれぞれのメリットをご紹介。

1. ハイブリッド会議とは

ハイブリッド会議とは、集合型の会議（リアル）とインターネットを活用した会議（オンライン）とを融合（ハイブリッド）した会議をいいます。
従来のように参加者全員が同じ場所に集まるのではなく、参加者の一部（または多く）が別の場所から「オンラインで」参加する、新しい会議スタイルです。

似た言葉に、ハイブリッドセミナー・ハイブリッドMICE・ハイブリッド展示会など「ハイブリッド＋○○」とつく言葉は多くありますが、ハイブリッド会議と同様にリアルとオンラインの参加者が融合したスタイルのことを表しています。

2. リアルとオンライン、それぞれのメリットとは

以前からオンライン会議・ウェビナーは活用されていましたが、新型コロナウィルスの影響によって加速的に普及し、今日では日常的に活用されるものとなりました。
テレワーク中や出張中の人、遠く離れた場所からでも無理なく会議に参加できることは、オンラインの大きなメリットです。

一方、集合型で開催できない状況がつづいたことで、リアルのメリット－－物理的な空間のかけがえのなさ、空気を共有する対面コミュニケーションの価値－－が再認識されたように思います。
参加者の反応が感じられる、商品・展示物を手に取れる、サービスを体感できる、などリアルな体感でしか伝わらないものもあります。

ハイブリッド型は場所や時間に制約されない、リアルの臨場感/オンラインの利便性 それぞれのメリット（強み）を活かしたスタイルといえます。

ハイブリッド会議のイメージ

ご紹介①｜環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

新宿住友ホール

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一流のおもてなしを、みなさまに。
住友不動産クオリティを誇る、ワンランク上のイベントホール「新宿住友ホール」。
ここには、お客さまのイベントを成功へ導く「あったらいいな」をそろえています。

新宿住友ホールは「都庁前駅」に直結。
1,100㎡超のイベントホールには、300インチ相当の大型スクリーンと12,000lmの天吊プロジェクターをご用意して、心に残る催事を演出いたします。

空間のクオリティや使いやすさは、来訪者の方への第一のおもてなしと考えています。
目的にあったビル設計をおこなっているため、天井の高さ・内装や動線等あらゆるこだわりは好評を得ております。

また、お客さまのイベント内容にあわせて、フレキシブルに対応できる柔軟性の高さも新宿住友ホールの強みです。
会場を熟知する経験豊富な会場スタッフがその手間を一貫で担い、様々なニーズにお応えします。

「新宿住友ホールでよかった」
ご利用いただいたお客さまにそう思っていただけることが何よりの喜びです。

「新宿住友ホール」のアクセス情報

• 東京都新宿区西新宿2-6-1　新宿住友ビルB1階
• 大江戸線 「都庁前駅」 A6出口 直結 / 丸ノ内線 「西新宿駅」 2番出口 徒歩4分 / JR線・小田急線・京王線 「新宿駅」 西口 徒歩8分

3. ハイブリッド会議のやり方とは

ハイブリッド型の会議を開催しようと思っても、具体的にどうしたらよいのか。慣れないうちは特に、戸惑いも多いように思います。
ここでは、いつもの会議にプラスして気を付けたいポイントをご紹介します。

①出席者の参加スタイルを確認する
出席者にはあらかじめ、参加スタイル（リアル/オンライン）を確認しましょう。下につづく、必要な場所の確保、配信機材の準備にも関わりがあります。
参加スタイルにホスト側の希望がある場合には「可能な限りオンラインでの参加にご協力ください」「リアルでの参加は●名までとなります」など、その理由とともに希望を伝えると良いでしょう。

②必要な場所の確保
ハイブリッド型の場合、リアルだけと比較して必要な機材が多くなる傾向があります。場所を選ぶ際は機材の設置スペースも考慮して、サイズにゆとりのある場所を確保できると安心です。
また、通信環境（安定感・速度）は必ず確認しましょう。脆弱なインターネット環境下では動画の負荷に耐えられず、品質の高い画像・音声を安定して届けることができません。

③配信機材の準備
ハイブリッド型の場合、オンライン参加者が傍観者とならないよう注意が必要です。オンライン参加者の顔をリアル参加者がはっきりと認識できるよう、可能な限り大型のモニター、またはプロジェクターでスクリーンに投影するなどして、会議の一体感を高めると良いでしょう。

④ルールを定める
ハイブリッド型の会議では参加スタイルを問わず、可能な限り平等な環境を提供する必要があります。その環境をつくるためのルールを定め、参加者にはあらかじめ周知しておくと良いでしょう。ルールの一例は次の通りです。

・リアル参加者だけでの会話は控える。
オンライン参加者に疎外感を与え、一体感を損なう可能性があります。
・リアル/オンラインを問わず、発言する前に名乗る。
参加スタイルを問わず、誰が発言しているのか認識できない可能性があります。
・話しかけるときは、相手の名前を呼ぶ。
特にオンライン参加者は名前が呼ばれないと、誰が呼び掛けられているのか把握できない可能性があります。
・発言機会を平等にする。
発言の機会が、リアルまたはオンラインいずかに偏ることがないようにします。発言の順序もどちらか一方を優先することがないようにします。

4. ハイブリッド会議ができる貸し会議室・イベントホールとは

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールでは、多くの場合、さまざまな規模のハイブリッド会議に対応できるサポート体制（有料）が整っています。具体的な内容は次の通りです。

・専門スタッフによるサポート
配信サービス・専用機材の取り扱いから、配信トラブルが生じた際の対応に至るまで。オンライン配信を熟知した、オペレーターによる常駐サポートがあると安心です。
サポートの内容は、映像ディレクションを含む全体のプロデュース～ライトなものまで様々です。配信規模に合ったプランを相談すると良いでしょう。

・配信に必要な機材のサポート
パソコンだけで完結する場合もありますが、配信規模・内容によっては専用機材が備わっていると安心です。主要な検討項目とその一例を挙げたいと思います。

・映像：WEBカメラ、ビデオカメラ
・音声：マイクスピーカー（ハウリング対応）、ピンマイク/スタンドマイク
・照明：リングライト、スタジオライト
・背景：グリーンバック、白ホリゾント
・その他：スイッチャー、プロンプター、返しモニター

・インターネット環境が整っている。
オンライン配信に備えた、安定した通信環境が整っていると安心です。施設によっては専有回線やバックアップ回線を備えている、単独回線を利用できるケースもあります。

尚、 こちらのページ では「東京のウェビナー会場特集」として、pick shareに掲載された会場の中からハイブリッド会議の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介していますので、ぜひご覧くださいませ。

ご紹介②｜環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

東京ガーデンテラス 紀尾井カンファレンス

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「東京ガーデンテラス 紀尾井カンファレンス」の詳細を見る

永田町駅直結、赤坂見附駅より徒歩1分の会議施設です。
東京駅からタクシーで約10分のアクセス性で、様々なイベントで全国からご来館いただいています（同ビルに駐車場、タクシープールあり）。

最大500名まで収容可能な様々なご利用スタイルにお応えできるお部屋をご用意します。
1つ1つのイベントにイベントコーディネータが担当し、会議・展示会・セミナー・パーティなど、お客さまのニーズに合わせた会場ご利用の提案とサービスをご提供します。

安心・快適なインターネット回線、Wi-Fiを完備しており、Web会議やオンラインイベント会場としても最適です。
最大470㎡のメインルーム、230㎡と240㎡のセミナールーム、33～56㎡の複数の会議室（サクラルーム、テラスルーム、ミーティングルーム）がワンフロアにございます。
複数室を使用する際にも移動が少なく利便性高くご利用いただけます。

会議やセミナーはもちろん、パーティや懇親会、展示会、プライベートショー、企業研修やワークショップ、各種説明会、ミーティングなど多彩な目的でご利用いただけます。

「東京ガーデンテラス 紀尾井カンファレンス」のアクセス情報

• 東京都千代田区紀尾井町1-4 東京ガーデンテラス紀尾井町 紀尾井タワー4F
• 南北線・半蔵門線・有楽町線 「永⽥町駅」 9a出口直結 / 銀座線・丸の内線 「赤坂見附駅」 D出口 徒歩1分（改札からD出口まで、地下通路約3～5分程度） / 「東京駅」 タクシー約10分

5. ハイブリッド会議におすすめ！「WEB配信サポート」を相談できる貸し会議室・イベントホール

ハイブリッド会議ができる会場を選ぶポイントは多岐に渡りますが、ハイブリッド会議の開催に際して出てくる「さまざまな疑問や質問を気軽に相談できる」ことは大きなポイントではないでしょうか。

中には、ハイブリッド会議について何となく知っているつもりでも、いざ開催となると何から手を付けるべきか迷われる場面もあるかも知れません。

本項では pick share（ピックシェア） に掲載された会場の中から「WEB配信サポート」の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介したいと思います。

※写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。