ハイブリッド会議とは?やり方、リアルとオンラインそれぞれのメリットをご紹介。

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ハイブリッド会議のやり方、リアルとオンラインそれぞれのメリットをご紹介

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。

pick share(ピックシェア)は、東京都内で厳選した「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール限定」のマッチングプラットフォームです。
気になる会場「最大10件」に、一括で空室照会(無料)できることも特徴です。

新型コロナウイルス感染症の拡大により、従来にも増して「ハイブリッド会議」「ハイブリッドセミナー」「ハイブリッドMICE」という言葉を耳にするようになりました。
漠然と、ZoomやTeams・Google Meetに代表される配信サービスを使って、会議室に集まった参加者とオンラインの参加者とが混在する会議(イベント)、といったイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

しかし、実際に開催するとなると、

・「今までの会議と何が違うの?」
・「ハイブリッドで開催するメリットは?」
・「自分たちだけで開催できる?」
・「必要な機材は?」
・「どこでできるの?」
 などなど...

と疑問に思い、具体的なやり方はわからない方(会社)も多くいらっしゃると思います。

そこで今回は、ハイブリッド会議とは何か? そして、開催するにはどうしたらよいか。 また、リアルとオンラインそれぞれのメリットについてもご紹介したいと思います。
もちろん、安心してご相談できる貸し会議室・イベントホールのチェックポイントもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

特に、下記のような方々に共感・興味をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。

①ハイブリッド会議の意味を知りたい方
②リアルとオンライン、それぞれのメリットを押さえたい方
③ハイブリッド会議をやるときのポイントを押さえたい方
④ハイブリッド会議ができる貸し会議室、イベントホールをお探しの方

東京のウェビナー会場特集

1. ハイブリッド会議とは

ハイブリッド会議とは、集合型の会議(リアル)とインターネットを活用した会議(オンライン)とを融合(ハイブリッド)した会議をいいます。
従来のように参加者全員が同じ場所に集まるのではなく、参加者の一部(または多く)が別の場所から「オンラインで」参加する、新しい会議スタイルです。

似た言葉に、ハイブリッドセミナー・ハイブリッドMICE・ハイブリッド展示会など「ハイブリッド+○○」とつく言葉は多くありますが、ハイブリッド会議と同様にリアルとオンラインの参加者が融合したスタイルのことを表しています。

2. リアルとオンライン、それぞれのメリットとは

以前からオンライン会議・ウェビナーは活用されていましたが、新型コロナウィルスの影響によって加速的に普及し、今日では日常的に活用されるものとなりました。
テレワーク中や出張中の人、遠く離れた場所からでも無理なく会議に参加できることは、オンラインの大きなメリットです。

一方、集合型で開催できない状況がつづいたことで、リアルのメリット--物理的な空間のかけがえのなさ、空気を共有する対面コミュニケーションの価値--が再認識されたように思います。
参加者の反応が感じられる、商品・展示物を手に取れる、サービスを体感できる、などリアルな体感でしか伝わらないものもあります。

ハイブリッド型は場所や時間に制約されない、リアルの臨場感/オンラインの利便性 それぞれのメリット(強み)を活かしたスタイルといえます。

ハイブリッド会議のイメージ

ハイブリッド会議のイメージ

ご紹介①|環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

二子玉川ライズ スタジオ & ホール

「二子玉川ライズ スタジオ & ホール」は、二子玉川駅から徒歩4分の複合商業施設
「二子玉川ライズ」内の好立地にある多目的ホール。

放送設備やインターネット配信機能を完備し、セミナー・記者発表といったビジネスイベントはもちろん、
車両展示、配信イベント、マルシェなど様々な用途でご利用いただけます。
隣接する、開放感あふれる中央広場(約700㎡)との一体利用も可能です。

メインホールは、面積440㎡・天井高7.5mの大空間。
多彩な演出が可能な本格的な舞台機構を備えるとともに、什器搬入出の便利さも魅力の一つです。

まずはお気軽にお問い合わせください。

「二子玉川ライズ スタジオ & ホール」のアクセス情報

  • 東京都世田谷区玉川1-14-1 二子玉川ライズ
  • 東急田園都市線・大井町線 「二子玉川駅」 徒歩4分

3. ハイブリッド会議のやり方とは

ハイブリッド型の会議を開催しようと思っても、具体的にどうしたらよいのか。慣れないうちは特に、戸惑いも多いように思います。
ここでは、いつもの会議にプラスして気を付けたいポイントをご紹介します。

①出席者の参加スタイルを確認する
出席者にはあらかじめ、参加スタイル(リアル/オンライン)を確認しましょう。下につづく、必要な場所の確保、配信機材の準備にも関わりがあります。
参加スタイルにホスト側の希望がある場合には「可能な限りオンラインでの参加にご協力ください」「リアルでの参加は●名までとなります」など、その理由とともに希望を伝えると良いでしょう。

②必要な場所の確保
ハイブリッド型の場合、リアルだけと比較して必要な機材が多くなる傾向があります。場所を選ぶ際は機材の設置スペースも考慮して、サイズにゆとりのある場所を確保できると安心です。
また、通信環境(安定感・速度)は必ず確認しましょう。脆弱なインターネット環境下では動画の負荷に耐えられず、品質の高い画像・音声を安定して届けることができません。

③配信機材の準備
ハイブリッド型の場合、オンライン参加者が傍観者とならないよう注意が必要です。オンライン参加者の顔をリアル参加者がはっきりと認識できるよう、可能な限り大型のモニター、またはプロジェクターでスクリーンに投影するなどして、会議の一体感を高めると良いでしょう。

④ルールを定める
ハイブリッド型の会議では参加スタイルを問わず、可能な限り平等な環境を提供する必要があります。その環境をつくるためのルールを定め、参加者にはあらかじめ周知しておくと良いでしょう。ルールの一例は次の通りです。

・リアル参加者だけでの会話は控える。
オンライン参加者に疎外感を与え、一体感を損なう可能性があります。
・リアル/オンラインを問わず、発言する前に名乗る。
参加スタイルを問わず、誰が発言しているのか認識できない可能性があります。
・話しかけるときは、相手の名前を呼ぶ。
特にオンライン参加者は名前が呼ばれないと、誰が呼び掛けられているのか把握できない可能性があります。
・発言機会を平等にする。
発言の機会が、リアルまたはオンラインいずかに偏ることがないようにします。発言の順序もどちらか一方を優先することがないようにします。

4. ハイブリッド会議ができる貸し会議室・イベントホールとは

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールでは、多くの場合、さまざまな規模のハイブリッド会議に対応できるサポート体制(有料)が整っています。具体的な内容は次の通りです。

・専門スタッフによるサポート
配信サービス・専用機材の取り扱いから、配信トラブルが生じた際の対応に至るまで。オンライン配信を熟知した、オペレーターによる常駐サポートがあると安心です。
サポートの内容は、映像ディレクションを含む全体のプロデュース~ライトなものまで様々です。配信規模に合ったプランを相談すると良いでしょう。

・配信に必要な機材のサポート
パソコンだけで完結する場合もありますが、配信規模・内容によっては専用機材が備わっていると安心です。主要な検討項目とその一例を挙げたいと思います。

・映像:WEBカメラ、ビデオカメラ
・音声:マイクスピーカー(ハウリング対応)、ピンマイク/スタンドマイク
・照明:リングライト、スタジオライト
・背景:グリーンバック、白ホリゾント
・その他:スイッチャー、プロンプター、返しモニター

・インターネット環境が整っている。
オンライン配信に備えた、安定した通信環境が整っていると安心です。施設によっては専有回線やバックアップ回線を備えている、単独回線を利用できるケースもあります。

尚、 こちらのページ では「東京のウェビナー会場特集」として、pick shareに掲載された会場の中からハイブリッド会議の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介していますので、ぜひご覧くださいませ。

ご紹介②|環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

日比谷国際ビル コンファレンス スクエア

大切なお客様を安心してお招きできる、今までにはないデザイン性・機能性に優れた会議室。
充実した音響機材や上質なインテリアで参加者の心に残る最高のイベントをご提供できます。

<特徴>
●都営三田線「内幸町」駅 直結、東京メトロ「霞ケ関」駅 直結

●高速ネット回線「NUROアクセススタンダード」各部屋単独利用 無料

●デザイン性の高い「8C」はイベントに彩りをプラスします

●ゆったりとしたラウンジスペースで、無料のコーヒーサーバーも完備
 待合や休憩時に快適にご利用いただけます

研修・講演会・シンポジウム・懇親会でのご利用も多く、
WEB会議・WEBセミナーなどオンラインイベントも多数実績あり。

通常備品は事前に会場でセッティングし、利用後の配置戻しも不要となります。

専任のカンファレンスコーディネーターが駐在し、機材の当日サポートもいたしますので、
初めてのイベントでもご安心いただけます。

「日比谷国際ビル コンファレンス スクエア」のアクセス情報

  • 東京都千代田区内幸町2丁目2-3 日比谷国際ビル8階
  • 東京メトロ 千代田線・日比谷線・丸ノ内線 「霞ケ関駅」 C4出口方面 地下通路直結 徒歩3分 / 都営三田線 「内幸町駅」 A6出口方面 直結 徒歩1分 / JR線・浅草線・ゆりかもめ 「新橋駅」 日比谷口 徒歩10分

5. ハイブリッド会議におすすめ!「WEB配信サポート」を相談できる貸し会議室・イベントホール

ハイブリッド会議ができる会場を選ぶポイントは多岐に渡りますが、ハイブリッド会議の開催に際して出てくる「さまざまな疑問や質問を気軽に相談できる」ことは大きなポイントではないでしょうか。

中には、ハイブリッド会議について何となく知っているつもりでも、いざ開催となると何から手を付けるべきか迷われる場面もあるかも知れません。

本項では pick share(ピックシェア) に掲載された会場の中から「WEB配信サポート」の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介したいと思います。

※写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。

まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「ハイブリッド会議とは?やり方、リアルとオンラインそれぞれのメリット」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょか。

本記事をご覧の方の中には、ハイブリッド会議を実施できる場所を探されている方もいらっしゃると思います。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
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