ハイブリッド会議とは？やり方、リアルとオンラインそれぞれのメリットをご紹介。

1. ハイブリッド会議とは

ハイブリッド会議とは、集合型の会議（リアル）とインターネットを活用した会議（オンライン）とを融合（ハイブリッド）した会議をいいます。
従来のように参加者全員が同じ場所に集まるのではなく、参加者の一部（または多く）が別の場所から「オンラインで」参加する、新しい会議スタイルです。

似た言葉に、ハイブリッドセミナー・ハイブリッドMICE・ハイブリッド展示会など「ハイブリッド＋○○」とつく言葉は多くありますが、ハイブリッド会議と同様にリアルとオンラインの参加者が融合したスタイルのことを表しています。

2. リアルとオンライン、それぞれのメリットとは

以前からオンライン会議・ウェビナーは活用されていましたが、新型コロナウィルスの影響によって加速的に普及し、今日では日常的に活用されるものとなりました。
テレワーク中や出張中の人、遠く離れた場所からでも無理なく会議に参加できることは、オンラインの大きなメリットです。

一方、集合型で開催できない状況がつづいたことで、リアルのメリット－－物理的な空間のかけがえのなさ、空気を共有する対面コミュニケーションの価値－－が再認識されたように思います。
参加者の反応が感じられる、商品・展示物を手に取れる、サービスを体感できる、などリアルな体感でしか伝わらないものもあります。

ハイブリッド型は場所や時間に制約されない、リアルの臨場感/オンラインの利便性 それぞれのメリット（強み）を活かしたスタイルといえます。

ハイブリッド会議のイメージ

ご紹介①｜環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

MEETING SPACE　ＡＰ品川

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港南口・湾岸エリアに “次のステージがはじまる、ウォーターフロントの新しい空間”　～AP品川

品川駅、港南口より徒歩6分。ガラス面から湾岸方面を見渡せる開放的なロケーションの会場となります。

会議室は、最大144名収容可能な（スクール3名掛け）207㎡サイズから、最小16㎡まで。
シンメトリーな会場配置と、ゆとりを持たせた廊下共有スペースにより、大切なゲストをご案内しやすい環境をあつらえております。

加えて、感染予防対策として、無料での消毒液・空気清浄機のお貸出しは勿論、ビルエントランス入口に非接触型体温計を常設。
EVのボタンから会場のドアノブまで、抗菌・抗ウイルスコーティングを施し、あわせて対策の見える化に取り組んでおります。

また、普及しつつあるWEBを活用した（ZOOM・Webex・Teamsなど）ハイブリッド開催においても、豊富な実績を積んだコーディネーターが、お客様のご希望を丁寧にヒアリングさせて頂き、事前の検証・セッティングまで整えてから、お引渡しをしますので、初めての開催でも、安心かつ快適にご利用頂く事が可能です。

「MEETING SPACE　ＡＰ品川」のアクセス情報

• 東京都港区港南1-6-31　品川東急ビル8階
• JR線・京浜急行線・新幹線 「品川駅」 港南口 徒歩6分

3. ハイブリッド会議のやり方とは

ハイブリッド型の会議を開催しようと思っても、具体的にどうしたらよいのか。慣れないうちは特に、戸惑いも多いように思います。
ここでは、いつもの会議にプラスして気を付けたいポイントをご紹介します。

①出席者の参加スタイルを確認する
出席者にはあらかじめ、参加スタイル（リアル/オンライン）を確認しましょう。下につづく、必要な場所の確保、配信機材の準備にも関わりがあります。
参加スタイルにホスト側の希望がある場合には「可能な限りオンラインでの参加にご協力ください」「リアルでの参加は●名までとなります」など、その理由とともに希望を伝えると良いでしょう。

②必要な場所の確保
ハイブリッド型の場合、リアルだけと比較して必要な機材が多くなる傾向があります。場所を選ぶ際は機材の設置スペースも考慮して、サイズにゆとりのある場所を確保できると安心です。
また、通信環境（安定感・速度）は必ず確認しましょう。脆弱なインターネット環境下では動画の負荷に耐えられず、品質の高い画像・音声を安定して届けることができません。

③配信機材の準備
ハイブリッド型の場合、オンライン参加者が傍観者とならないよう注意が必要です。オンライン参加者の顔をリアル参加者がはっきりと認識できるよう、可能な限り大型のモニター、またはプロジェクターでスクリーンに投影するなどして、会議の一体感を高めると良いでしょう。

④ルールを定める
ハイブリッド型の会議では参加スタイルを問わず、可能な限り平等な環境を提供する必要があります。その環境をつくるためのルールを定め、参加者にはあらかじめ周知しておくと良いでしょう。ルールの一例は次の通りです。

・リアル参加者だけでの会話は控える。
オンライン参加者に疎外感を与え、一体感を損なう可能性があります。
・リアル/オンラインを問わず、発言する前に名乗る。
参加スタイルを問わず、誰が発言しているのか認識できない可能性があります。
・話しかけるときは、相手の名前を呼ぶ。
特にオンライン参加者は名前が呼ばれないと、誰が呼び掛けられているのか把握できない可能性があります。
・発言機会を平等にする。
発言の機会が、リアルまたはオンラインいずかに偏ることがないようにします。発言の順序もどちらか一方を優先することがないようにします。

4. ハイブリッド会議ができる貸し会議室・イベントホールとは

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールでは、多くの場合、さまざまな規模のハイブリッド会議に対応できるサポート体制（有料）が整っています。具体的な内容は次の通りです。

・専門スタッフによるサポート
配信サービス・専用機材の取り扱いから、配信トラブルが生じた際の対応に至るまで。オンライン配信を熟知した、オペレーターによる常駐サポートがあると安心です。
サポートの内容は、映像ディレクションを含む全体のプロデュース～ライトなものまで様々です。配信規模に合ったプランを相談すると良いでしょう。

・配信に必要な機材のサポート
パソコンだけで完結する場合もありますが、配信規模・内容によっては専用機材が備わっていると安心です。主要な検討項目とその一例を挙げたいと思います。

・映像：WEBカメラ、ビデオカメラ
・音声：マイクスピーカー（ハウリング対応）、ピンマイク/スタンドマイク
・照明：リングライト、スタジオライト
・背景：グリーンバック、白ホリゾント
・その他：スイッチャー、プロンプター、返しモニター

・インターネット環境が整っている。
オンライン配信に備えた、安定した通信環境が整っていると安心です。施設によっては専有回線やバックアップ回線を備えている、単独回線を利用できるケースもあります。

尚、 こちらのページ では「東京のウェビナー会場特集」として、pick shareに掲載された会場の中からハイブリッド会議の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介していますので、ぜひご覧くださいませ。

ご紹介②｜環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

新丸ビルコンファレンススクエア

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「新丸ビルコンファレンススクエア」の詳細を見る

東京駅から地下直結の新丸の内ビルディング9階に位置する「新丸ビルコンファレンススクエア」。
JR各線、東京メトロ丸の内線「東京駅」が利用できる他、大手町エリアからも至近の高い利便性を有します。

2024年6月にリニューアルが完了し、2つの控室が新設。利用シーンも拡がりました。

東京駅丸の内口を一望できる開放的な眺望の最大204名収容可能な大会議室と落ち着いた設えの2つ控室が、セミナー・講演会・記者発表会のあらゆる用途にお応えします。

また、会場と同フロアのコンビニエンスストアも利用可能です。

専任のスタッフがお客様のニーズにあった提案と手厚いサポートをしますのでまずはお気軽にお問合せください。

「新丸ビルコンファレンススクエア」のアクセス情報

• 東京都千代田区丸の内1-5-1　新丸の内ビルディング9F
• JR線・丸ノ内線 「東京駅」 地下通路で直結・丸の内南口 徒歩2分

5. ハイブリッド会議におすすめ！「WEB配信サポート」を相談できる貸し会議室・イベントホール

ハイブリッド会議ができる会場を選ぶポイントは多岐に渡りますが、ハイブリッド会議の開催に際して出てくる「さまざまな疑問や質問を気軽に相談できる」ことは大きなポイントではないでしょうか。

中には、ハイブリッド会議について何となく知っているつもりでも、いざ開催となると何から手を付けるべきか迷われる場面もあるかも知れません。

本項では pick share（ピックシェア） に掲載された会場の中から「WEB配信サポート」の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介したいと思います。

※写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。