ハイブリッド会議とは？やり方、リアルとオンラインそれぞれのメリットをご紹介。

1. ハイブリッド会議とは

ハイブリッド会議とは、集合型の会議（リアル）とインターネットを活用した会議（オンライン）とを融合（ハイブリッド）した会議をいいます。
従来のように参加者全員が同じ場所に集まるのではなく、参加者の一部（または多く）が別の場所から「オンラインで」参加する、新しい会議スタイルです。

似た言葉に、ハイブリッドセミナー・ハイブリッドMICE・ハイブリッド展示会など「ハイブリッド＋○○」とつく言葉は多くありますが、ハイブリッド会議と同様にリアルとオンラインの参加者が融合したスタイルのことを表しています。

2. リアルとオンライン、それぞれのメリットとは

以前からオンライン会議・ウェビナーは活用されていましたが、新型コロナウィルスの影響によって加速的に普及し、今日では日常的に活用されるものとなりました。
テレワーク中や出張中の人、遠く離れた場所からでも無理なく会議に参加できることは、オンラインの大きなメリットです。

一方、集合型で開催できない状況がつづいたことで、リアルのメリット－－物理的な空間のかけがえのなさ、空気を共有する対面コミュニケーションの価値－－が再認識されたように思います。
参加者の反応が感じられる、商品・展示物を手に取れる、サービスを体感できる、などリアルな体感でしか伝わらないものもあります。

ハイブリッド型は場所や時間に制約されない、リアルの臨場感/オンラインの利便性 それぞれのメリット（強み）を活かしたスタイルといえます。

ハイブリッド会議のイメージ

ご紹介①｜環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

EBiS303｜カンファレンススペース

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「イベントスペースEBiS303」は、気品とカジュアルさを兼ね備えた多目的スペースです。
「イベントホール」と「カンファレンススペース」という2つの顔を持ち、多様・多彩なニーズにお応えいたします。

■特徴
①恵比寿駅から徒歩3分の好立地。
②スライディングウォールを採用し、大小9パターンの使い方が可能。
③会場設営および原状復帰不要。
④専任チームがフロア内に常駐。
➄充実した音響・映像設備。
⑥配信環境。

■主な利用実績
・会議
・セミナー
・採用活動（会社説明会、面接、式典、研修）
・展示会
・株主総会
・配信スタジオ
・プレスリリース
・イベントホールの別会場
・イベントホールの控室

「EBiS303｜カンファレンススペース」のアクセス情報

• 東京都渋谷区恵比寿1-20-8　エビススバルビル5階
• JR線 「恵比寿駅」 東口 徒歩3分 / 日比谷線 「恵比寿駅」 1番出口 徒歩4分

3. ハイブリッド会議のやり方とは

ハイブリッド型の会議を開催しようと思っても、具体的にどうしたらよいのか。慣れないうちは特に、戸惑いも多いように思います。
ここでは、いつもの会議にプラスして気を付けたいポイントをご紹介します。

①出席者の参加スタイルを確認する
出席者にはあらかじめ、参加スタイル（リアル/オンライン）を確認しましょう。下につづく、必要な場所の確保、配信機材の準備にも関わりがあります。
参加スタイルにホスト側の希望がある場合には「可能な限りオンラインでの参加にご協力ください」「リアルでの参加は●名までとなります」など、その理由とともに希望を伝えると良いでしょう。

②必要な場所の確保
ハイブリッド型の場合、リアルだけと比較して必要な機材が多くなる傾向があります。場所を選ぶ際は機材の設置スペースも考慮して、サイズにゆとりのある場所を確保できると安心です。
また、通信環境（安定感・速度）は必ず確認しましょう。脆弱なインターネット環境下では動画の負荷に耐えられず、品質の高い画像・音声を安定して届けることができません。

③配信機材の準備
ハイブリッド型の場合、オンライン参加者が傍観者とならないよう注意が必要です。オンライン参加者の顔をリアル参加者がはっきりと認識できるよう、可能な限り大型のモニター、またはプロジェクターでスクリーンに投影するなどして、会議の一体感を高めると良いでしょう。

④ルールを定める
ハイブリッド型の会議では参加スタイルを問わず、可能な限り平等な環境を提供する必要があります。その環境をつくるためのルールを定め、参加者にはあらかじめ周知しておくと良いでしょう。ルールの一例は次の通りです。

・リアル参加者だけでの会話は控える。
オンライン参加者に疎外感を与え、一体感を損なう可能性があります。
・リアル/オンラインを問わず、発言する前に名乗る。
参加スタイルを問わず、誰が発言しているのか認識できない可能性があります。
・話しかけるときは、相手の名前を呼ぶ。
特にオンライン参加者は名前が呼ばれないと、誰が呼び掛けられているのか把握できない可能性があります。
・発言機会を平等にする。
発言の機会が、リアルまたはオンラインいずかに偏ることがないようにします。発言の順序もどちらか一方を優先することがないようにします。

4. ハイブリッド会議ができる貸し会議室・イベントホールとは

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールでは、多くの場合、さまざまな規模のハイブリッド会議に対応できるサポート体制（有料）が整っています。具体的な内容は次の通りです。

・専門スタッフによるサポート
配信サービス・専用機材の取り扱いから、配信トラブルが生じた際の対応に至るまで。オンライン配信を熟知した、オペレーターによる常駐サポートがあると安心です。
サポートの内容は、映像ディレクションを含む全体のプロデュース～ライトなものまで様々です。配信規模に合ったプランを相談すると良いでしょう。

・配信に必要な機材のサポート
パソコンだけで完結する場合もありますが、配信規模・内容によっては専用機材が備わっていると安心です。主要な検討項目とその一例を挙げたいと思います。

・映像：WEBカメラ、ビデオカメラ
・音声：マイクスピーカー（ハウリング対応）、ピンマイク/スタンドマイク
・照明：リングライト、スタジオライト
・背景：グリーンバック、白ホリゾント
・その他：スイッチャー、プロンプター、返しモニター

・インターネット環境が整っている。
オンライン配信に備えた、安定した通信環境が整っていると安心です。施設によっては専有回線やバックアップ回線を備えている、単独回線を利用できるケースもあります。

尚、 こちらのページ では「東京のウェビナー会場特集」として、pick shareに掲載された会場の中からハイブリッド会議の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介していますので、ぜひご覧くださいませ。

ご紹介②｜環境・サービスが整った、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンター

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「御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンター」の詳細を見る

JR御茶ノ水駅から徒歩1分、千代田線新御茶ノ水駅直結の好立地に最大600名超収容可能なメインホールと、用途によってお選びいただける12名～144名規模の5つの会議室。

動線や会場配置、天井高等、使いやすさに徹底的にこだわった会場設計で、学会やセミナー、会議、研修、イベント等幅広い用途でご利用いただいております。　

【ホール】
■585㎡・最大収容624名（シアター）・天井高4.5mの広々とした空間

■用途によって縦長仕様・横長仕様・分割利用とお選びいただけます

■159㎡のホワイエ（全体利用・分割WEST利用時のみ）と12名収容の控室が付帯

【会議室】
■21㎡～227㎡のバリエーション豊かな会議室。天井高3.5mの開放的な空間

■演台・マイク・ホワイトボード等、充実した無料付帯備品を常設

■2階ホールと1階会議室は内階段で繋がっているため、連動利用に最適

【その他】
■高速インターネット回線「NUROアクセス」を完備。会場単独でのご用意も可能です

■経験豊富な専任コーディネーターが、一社一担当制で事前準備から本番までトータルサポート

■懇親会・配信機材・施工等各種手配も承っております

「御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンター」のアクセス情報

• 東京都千代田区神田駿河台4-6　御茶ノ水ソラシティ1・2階
• 千代田線 「新御茶ノ水駅」 B2番出口 直結 / JR線 「御茶ノ水駅」 聖橋口 徒歩1分 ／ 丸の内線 「御茶ノ水駅」 1番出口 徒歩4分 / 都営新宿線 「小川町駅」 B3番出口 徒歩6分

5. ハイブリッド会議におすすめ！「WEB配信サポート」を相談できる貸し会議室・イベントホール

ハイブリッド会議ができる会場を選ぶポイントは多岐に渡りますが、ハイブリッド会議の開催に際して出てくる「さまざまな疑問や質問を気軽に相談できる」ことは大きなポイントではないでしょうか。

中には、ハイブリッド会議について何となく知っているつもりでも、いざ開催となると何から手を付けるべきか迷われる場面もあるかも知れません。

本項では pick share（ピックシェア） に掲載された会場の中から「WEB配信サポート」の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介したいと思います。

※写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。