貸し会議室の選び方とは？大切な10のポイントをご紹介します。

貸し会議室を選ぶときの大切なポイント

貸し会議室を選ぶポイントは多岐に渡り、利用する目的・内容・参加者などによって異なります。その中でも必ず確認したい、特に重要な「10のポイント」をご紹介します。

①アクセスは、募る参加者に合っているか
②立地・周辺環境は、参加者にとってわかりやすいか
③外観・建物グレードは、参加意欲が高まるグレードか
④内装は、イベントの雰囲気に合っているか
⑤会場設備は、妥協できない事項を満たしているか
⑥広さは、利用人数・レイアウトに見合ったサイズか
⑦サービスは、利用目的を果たすのに必要十分か
⑧料金は、費用の高い・安いではなくコストパフォーマンスに優れているか
⑨建物の設備は、参加人数や利用内容に合っているか
⑩スタッフは常駐し、専門性・ホスピタリティを備えているか

各項目の詳細は、次の通りです。

1. アクセス

参加者を募るエリアによって、条件が異なります。

・社内メンバーが集まる場合は、自社から近いこと。
・関東から参加者を募る場合は、鉄道各社の乗入れが多いターミナル駅から近いこと。
・全国から参加者を募る場合は、新幹線停車駅から近いこと。
・海外から参加者を募る場合は、空港の最寄り駅から近いこと。

最寄り駅から会場まで迷うことがないよう、徒歩10分以内が目安です。

2. 立地・周辺環境

参加者が迷うことなく到着できるよう、立地は大切なポイントです。大通りに面している、交差点の角地にある、遠方からでも建物が望める、ランドマークが近いなど、わかりすい立地であるほど、はじめての場所でも安心です。
また、建物の入口がわかりやすいかもチェックしましょう。わかりづらい場合には、誘導スタッフの配置、看板の設置も検討しましょう。

3. 外観・建物グレード

会場の外観や建物グレードは、参加者の意欲に影響する可能性があります。ハイグレードであることに越したことはありませんが、参加意欲を下げることのないような、明るく・メンテナンスの行き届いたオフィスビル以上だと安心できそうです。

ご紹介①｜安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

トラストシティ カンファレンス・丸の内

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「トラストシティ カンファレンス・丸の内」の詳細を見る

東京駅日本橋口・大手町駅徒歩1分。
日本橋駅も徒歩4分以内の圧倒的好アクセスな貸会議室です。

全室窓付きで、29㎡~最大300㎡の大小9室は1フロアに集約されており、面接会場や大規模セミナー、貸切利用など様々なニーズに対応しております。

【NUROアクセススタンダード1GBベストエフォート回線（有料）】を常設し、オンライン会議・配信会場としても最適です。

「トラストシティ カンファレンス・丸の内」のアクセス情報

• 東京都千代田区丸の内1-8-1　丸の内トラストタワーN館11階
• JR線・新幹線 「東京駅」 日本橋口 徒歩1分 / 丸の内線・東西線・三田線 他 「大手町駅」 B9b出口 徒歩1分 / 銀座線・東西線・浅草線 「日本橋駅」 A3出口 徒歩4分

4. 内装

内装の好みはそれぞれですが、高級感がある、またはオシャレな雰囲気があると参加意欲が高まりそうです。
社員研修・会議で利用する場合は、集中できる落ち着いた雰囲気の内装を。パーティーなど華やかな雰囲気を演出した場合は、ホテルの宴会場を思わせる高級感ある会場にするなど、イベントの内容に合わせた会場選びも大切です。
開催風景を撮影してホームページや会社案内などに宣材写真として掲載する場合には、特に重視したいところですね。

5. 会場設備

設備は、テーブル・イス・空調といった基本設備から、プロジェクター・スクリーンなどの機材、電源容量、インターネット環境と多岐に渡り、利用シーンによって重視する内容が異なります。

・長時間（おおむね3時間以上）の場合は、イスの座り心地に問題ないか
・参加者に女性がいる場合は、テーブルに幕板はあるか
・プロジェクターを利用する場合は、その輝度とスクリーンサイズは必要十分か
・マイクを利用する場合は、室内の後方にもしっかり声が届くか
・オンライン配信をする場合は、配信設備と安定したネット環境が整っているか

そのほかにも共通項として、会場ごとに空調設定できるか、窓はあるか、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。妥協できない点をリストアップして、確認するようにしましょう。
尚、機材の持ち込みを希望する場合は、事前に会場へ確認が必要です。ワイヤレスマイクのように混線の可能性がある機材はNG、会場によっては持込料がかかることもあります。

6. 広さ

会議室（ホール）の広さは、広すぎず、狭すぎず、利用人数やテーブル・イスの配置（レイアウトといいます）に合ったサイズが必要です。多くの会場ではレイアウト別に適切な人数をホームページに掲載していますし、スタッフが常駐している会場であれば人数・レイアウトを伝えることで適切なサイズの会議室（ホール）を提案してくれることでしょう。

ご紹介②｜安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

LINK FOREST

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新宿から電車で約30分の多摩センターに、2020年4月にオープンした「LINK FOREST」。

みどりの中庭を囲むかたちで全17室9タイプの研修室・ホールや宿泊室を配置し、館内の随所にコミュニケーションスペースを設けています。

最大1500名様収容のホールは、天井高8.0mの広々とした開放的な空間。
大理石の壁が特徴的な室内には、複数の大スクリーンと各種音響設備、昇降式のステージなどを備えています。

研修室A／研修室Bは、スライディングウォールで連結・分割ができ、ご利用人数に応じた調整が可能です。

施設内にはレストランやパーティー会場、ゆったりとしたシングル25㎡宿泊室など充実した設備を備え、研修やセミナー、イベント、パーティなどの様々な用途でご利用いただけます。

まずは、お気軽にご相談ください。

「LINK FOREST」のアクセス情報

• 東京都多摩市鶴牧3-5-3
• 京王相模原線 「多摩センター駅」 中央口改札 徒歩10分 / 小田急多摩線 「多摩センター駅」 西口改札 徒歩10分 / 多摩都市モノレール線 「多摩センター駅」 徒歩8分

7. サービス

サービスの種類や有無は会場によってさまざまです。ここでは多くの場面で必要となる、あるとうれしいサービスをご紹介します。

・スタッフ常駐
・レイアウトの設営/原状復帰
・機材の設営/原状復帰
・荷物の受取/発送、預かり
・ケータリングの手配、搬入出
・外注サービスの手配（同時通訳、装花、吊り看板など）
・事務用品のレンタル（延長コード、ポインター、プレゼンターなど）
・Free Wi-fi

8. 料金

料金は、会場のグレード、会議室（ホール）の広さ、利用時間、料金プランなどによって異なります。一見高額に思えても多くの場面で必要となるサービスが含まれており、自社スタッフで作業した場合の人件費・とられる時間で本来得られたであろう成果など、見えないコストも含めた検討が必要です。
掛けられる予算を大きく超過するのは問題ですが、イベントの目的が達成できるイメージを持てるかが大切です。複数の会場を比較検討する際は、費用ではなくコストパフォーマンスを重視しましょう。

9. 建物の設備

会議室（ホール）の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。参加者の人数・属性、利用内容によって必要な設備が異なります。

・参加者が多い場合は、エレベーターの基数
・女性が多い場合は、お手洗い（個室）の数
・ホスト側でドリンクを用意しない場合は、自動販売機
・喫煙者が多い場合は、喫煙所
・障がいのある方が参加の場合は、バリアフリー設備・優先トイレ
・多量の搬入物がある場合は、駐車場
・その他、不測の事態に備えたAED、避難誘導図の設置など

ご紹介③｜安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

MEETING SPACE　ＡＰ虎ノ門

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アクセス抜群のＡＰ虎ノ門。省庁様のご利用が多く、安心してお使いいただけます。

無線マイクも一部屋で最大8本お使いになれます。マイクを多数必要な会議にぜひお問合せください。

ARTERIA光◆NUROアクセス：2つの超高速ネット回線完備
施設だけの専有回線 + バックアップ回線：絶対的な安心感
機器接続から配信までフルサポートでご利用いただけます。

各会議室の内装は新しく、グレードの高い備品を入れております。また会議室内だけでなく、ロビーの家具や雰囲気も大事にしており、「参加者にも好評です」との声を頂戴しております。

東京メトロ「虎ノ門駅」・都営地下鉄「内幸町駅」より徒歩3分。「霞ヶ関駅」より徒歩4分。JR「新橋駅」より徒歩8分の好アクセス。

天井高2.8ｍ。また窓も10室中6室あり、大きな窓で開放感と明るさを感じることができ、お客様から好評をいただいております。

ホワイトボードも島型研修に最適なサイズ（1200mm）を複数台ご用意。

「MEETING SPACE　ＡＰ虎ノ門」のアクセス情報

• 東京都港区西新橋1-6-15　NS虎ノ門ビル（日本酒造虎ノ門ビル）3・11階（受付3階）
• 銀座線 「虎ノ門駅」 9番・1番出口 徒歩3分 / JR線 「新橋駅」 日比谷口 徒歩8分 / 三田線 「内幸町駅」 A4a出口 徒歩3分

10. スタッフ

大切なイベントを相談できる・サポートしてくれる会場スタッフは、専門性やホスピタリティを備えていることが大切です。これは内容に関わらず、すべてのイベントに共通する事項です。
打ち合わせの通りに手配してくれるか、当日のオペレーションを任せることができるか、困ったときに相談できるかなど。失敗できないイベントであるほど、信頼できるスタッフが常駐していると安心ですね。

ご案内

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まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「貸し会議室・イベントホールの選び方」をポイント別にご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

本記事をご覧の方の中には、会議やセミナーなど、イベントの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。
空室があるかもわからない状況から、適切なサイズの会場があるかを調べ、ご紹介した内容ひとつ一つを確認するのは大変ですが、ハイクラスな会場であれば全体の平均値が高いため、安心感もあるのではないでしょうか。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
イベント日時が決まっていても・いなくても、気になる会場（最大10会場）へ一括でお問い合わせいただけます。ぜひ、場所探しという作業を超えた、選ぶ楽しみ、利用する楽しみをご体感ください！

最後は、pick shareに掲載された「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール」を一覧でご案内いたします。
写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。