貸し会議室の選び方とは?大切な10のポイントをご紹介します。

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貸し会議室の選び方とは?大切な10のポイントをご紹介します。

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。

pick share(ピックシェア)は、東京都内で厳選した「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール限定」のマッチングプラットフォームです。
気になる会場「最大10件」に、一括で空室照会(無料)できることも特徴です。

テレワークの拡大・オフィススペースの縮小により、貸し会議室やイベントホールをお探しの方・手配される方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、いざ手配するとなると、

・「貸し会議室はどうやって選べば良いの?」
・「貸し会議室を選ぶときのポイントは?」
・「何を重視すれば良いの?」
 などなど...

と疑問に思い、具体的な選び方はわからない方(会社)も多くいらっしゃると思います。

そこで今回は、貸し会議室(や、イベントホール)を選ぶポイントそして、利用シーン別に重要視する内容について、ご紹介させてください。

安心して利用できる貸し会議室が見つかる! 「スマート検索」 はこちら

特に、下記のような方々に共感・興味をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。

・貸し会議室、イベントホールを選ぶポイントを知りたい方
・利用シーンによって重視すべきポイントを確認したい方
・貸し会議室、イベントホールを探されている方

貸し会議室を選ぶときの大切なポイント

貸し会議室を選ぶポイントは多岐に渡り、利用する目的・内容・参加者などによって異なります。その中でも必ず確認したい、特に重要な「10のポイント」をご紹介します。

①アクセスは、募る参加者に合っているか
②立地・周辺環境は、参加者にとってわかりやすいか
③外観・建物グレードは、参加意欲が高まるグレードか
④内装は、イベントの雰囲気に合っているか
⑤会場設備は、妥協できない事項を満たしているか
⑥広さは、利用人数・レイアウトに見合ったサイズか
⑦サービスは、利用目的を果たすのに必要十分か
⑧料金は、費用の高い・安いではなくコストパフォーマンスに優れているか
⑨建物の設備は、参加人数や利用内容に合っているか
⑩スタッフは常駐し、専門性・ホスピタリティを備えているか

各項目の詳細は、次の通りです。

1. アクセス

参加者を募るエリアによって、条件が異なります。

・社内メンバーが集まる場合は、自社から近いこと。
・関東から参加者を募る場合は、鉄道各社の乗入れが多いターミナル駅から近いこと。
・全国から参加者を募る場合は、新幹線停車駅から近いこと。
・海外から参加者を募る場合は、空港の最寄り駅から近いこと。

最寄り駅から会場まで迷うことがないよう、徒歩10分以内が目安です。

2. 立地・周辺環境

参加者が迷うことなく到着できるよう、立地は大切なポイントです。大通りに面している、交差点の角地にある、遠方からでも建物が望める、ランドマークが近いなど、わかりすい立地であるほど、はじめての場所でも安心です。
また、建物の入口がわかりやすいかもチェックしましょう。わかりづらい場合には、誘導スタッフの配置、看板の設置も検討しましょう。

3. 外観・建物グレード

会場の外観や建物グレードは、参加者の意欲に影響する可能性があります。ハイグレードであることに越したことはありませんが、参加意欲を下げることのないような、明るく・メンテナンスの行き届いたオフィスビル以上だと安心できそうです。

ご紹介①|安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

鉃鋼エグゼクティブラウンジ&カンファレンスルーム

東京駅徒歩2分鉃鋼ビルディング内にある最大300名収容可能な貸会議室。

わかりやすいアクセスで、初めての方でも安心してご来館いただけます。
鉃鋼ビルの1階より、羽田・成田両空港行きのバスが発着。
海外や地方からお越しのお客様もスムーズにアクセスできます。

84㎡から450㎡の9タイプの会議室をフレキシブルなレイアウトでご利用いただけます。
安定性のある有線LAN 、Wifiを完備し、セミナー、WEB会議の場として、また、開放感と高級感を兼ね備えており、パーティーや懇親会等、華やかなイベントの開催にも最適です。

鉃鋼カンファレンスルームは、再生可能エネルギー由来100%のクリーンな電力により運営されており、SDGsに関する活動や、環境に配慮したイベント等の会場としても、ご活用いただけます。

プロジェクター、Wifi、WEB会議設備等の備品使用料も室料に含まれます。
明瞭でわかりやすい価格体系で、安心して会場備品や設備をご利用いただけます。

併設の会員制ラウンジをカンファレンスルームご利用日当日に限り、控室や商談場所としてご利用いただけるプランもございます。

鉃鋼ビル内には宿泊施設「オークウッドプレミア東京」もございます。

「鉃鋼エグゼクティブラウンジ&カンファレンスルーム」のアクセス情報

  • 東京都千代田区丸の内1-8-2 鉃鋼ビルディング 南館4階
  • JR線・丸ノ内線・新幹線 「東京駅」 八重洲北口(or 日本橋口) 徒歩2分 / 半蔵門線・千代田線・三田線 「大手町駅」 B10出口 直結 / 東西線・銀座線・浅草線 「日本橋駅」 A3出口 徒歩3分

4. 内装

内装の好みはそれぞれですが、高級感がある、またはオシャレな雰囲気があると参加意欲が高まりそうです。
社員研修・会議で利用する場合は、集中できる落ち着いた雰囲気の内装を。パーティーなど華やかな雰囲気を演出した場合は、ホテルの宴会場を思わせる高級感ある会場にするなど、イベントの内容に合わせた会場選びも大切です。
開催風景を撮影してホームページや会社案内などに宣材写真として掲載する場合には、特に重視したいところですね。

5. 会場設備

設備は、テーブル・イス・空調といった基本設備から、プロジェクター・スクリーンなどの機材、電源容量、インターネット環境と多岐に渡り、利用シーンによって重視する内容が異なります。

・長時間(おおむね3時間以上)の場合は、イスの座り心地に問題ないか
・参加者に女性がいる場合は、テーブルに幕板はあるか
・プロジェクターを利用する場合は、その輝度とスクリーンサイズは必要十分か
・マイクを利用する場合は、室内の後方にもしっかり声が届くか
・オンライン配信をする場合は、配信設備と安定したネット環境が整っているか

そのほかにも共通項として、会場ごとに空調設定できるか、窓はあるか、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。妥協できない点をリストアップして、確認するようにしましょう。
尚、機材の持ち込みを希望する場合は、事前に会場へ確認が必要です。ワイヤレスマイクのように混線の可能性がある機材はNG、会場によっては持込料がかかることもあります。

6. 広さ

会議室(ホール)の広さは、広すぎず、狭すぎず、利用人数やテーブル・イスの配置(レイアウトといいます)に合ったサイズが必要です。多くの会場ではレイアウト別に適切な人数をホームページに掲載していますし、スタッフが常駐している会場であれば人数・レイアウトを伝えることで適切なサイズの会議室(ホール)を提案してくれることでしょう。

ご紹介②|安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

WATERRAS COMMON


”WATERRAS COMMON(ワテラスコモン)”は、伝統と先進性を兼ね備え、老舗、本、音楽、アート、大学といった様々な魅力あふれる街「神田淡路町」が培ってきた、和・輪・環の3つのWAをコンセプトにデザインされた地域拠点の複合施設”WATERRAS(ワテラス)”にある、コミュニティ施設です。

徒歩3分圏内に4路線・4駅(御茶ノ水駅・新御茶ノ水駅・淡路町駅・小川町駅)を構える好立地。
東京都内の主要箇所から軽快なアクセスでお越しいただけます。

会場は、会議・セミナーからファンミーティング、演奏会、演劇公演まで多様多目的なイベントに対応可能な”ワテラスコモンホール”、
キッチン設備を備え小規模のイベントや貸切パーティー、ランチミーティングなどにも最適な”サロン”、
開放的な空間で展示会から商談会、イベントサブ会場などフレキシブルにお使いいただける”ギャラリー”と
多彩なバリエーションをご用意。

ホールでは250インチの大型スクリーン、高輝度のプロジェクター、デジタルワイヤレスマイク(4本)も無料でご利用頂けます。

内覧も随時承っておりますので、お気軽にご相談くださいませ。
尚、ご予約はご利用日の1年前から受付しております。

「WATERRAS COMMON」のアクセス情報

  • 東京都千代田区神田淡路町2-101
  • 千代田線 「新御茶ノ水駅」 B2番出口 徒歩2分 / JR線 「御茶ノ水駅」 聖橋口 徒歩3分 / 丸ノ内線 「淡路町駅」 A5番出口 徒歩2分

7. サービス

サービスの種類や有無は会場によってさまざまです。ここでは多くの場面で必要となる、あるとうれしいサービスをご紹介します。

・スタッフ常駐
・レイアウトの設営/原状復帰
・機材の設営/原状復帰
・荷物の受取/発送、預かり
・ケータリングの手配、搬入出
・外注サービスの手配(同時通訳、装花、吊り看板など)
・事務用品のレンタル(延長コード、ポインター、プレゼンターなど)
・Free Wi-fi

8. 料金

料金は、会場のグレード、会議室(ホール)の広さ、利用時間、料金プランなどによって異なります。一見高額に思えても多くの場面で必要となるサービスが含まれており、自社スタッフで作業した場合の人件費・とられる時間で本来得られたであろう成果など、見えないコストも含めた検討が必要です。
掛けられる予算を大きく超過するのは問題ですが、イベントの目的が達成できるイメージを持てるかが大切です。複数の会場を比較検討する際は、費用ではなくコストパフォーマンスを重視しましょう。

9. 建物の設備

会議室(ホール)の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。参加者の人数・属性、利用内容によって必要な設備が異なります。

・参加者が多い場合は、エレベーターの基数
・女性が多い場合は、お手洗い(個室)の数
・ホスト側でドリンクを用意しない場合は、自動販売機
・喫煙者が多い場合は、喫煙所
・障がいのある方が参加の場合は、バリアフリー設備・優先トイレ
・多量の搬入物がある場合は、駐車場
・その他、不測の事態に備えたAED、避難誘導図の設置など

ご紹介③|安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

御茶ノ水トライエッジカンファレンス

トライエッジカンファレンスは最大収容64名、110㎡ 4部屋をご用意しております。

充実した備品、高速インターネット回線を備え、研修・セミナー・オンライン配信など幅広いご利用用途に対応可能な会議室です。

会場に常駐しているスタッフが窓口となり、手配・設営・当日の対応に至るまで、イベント運営に関するすべての業務をトータルでサポートいたします。

まずはお気軽にお問い合わせください。

「御茶ノ水トライエッジカンファレンス」のアクセス情報

  • 東京都千代田区神田駿河台4-2-5 御茶ノ水NKビル(トライエッジ御茶ノ水)11階
  • 千代田線 「新御茶ノ水駅」 B2番出口 徒歩2分 / JR線 「御茶ノ水駅」 聖橋口 徒歩3分 / 新宿線 「小川町駅」 A5番出口 徒歩5分

10. スタッフ

大切なイベントを相談できる・サポートしてくれる会場スタッフは、専門性やホスピタリティを備えていることが大切です。これは内容に関わらず、すべてのイベントに共通する事項です。
打ち合わせの通りに手配してくれるか、当日のオペレーションを任せることができるか、困ったときに相談できるかなど。失敗できないイベントであるほど、信頼できるスタッフが常駐していると安心ですね。

ご案内

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まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「貸し会議室・イベントホールの選び方」をポイント別にご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

本記事をご覧の方の中には、会議やセミナーなど、イベントの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。
空室があるかもわからない状況から、適切なサイズの会場があるかを調べ、ご紹介した内容ひとつ一つを確認するのは大変ですが、ハイクラスな会場であれば全体の平均値が高いため、安心感もあるのではないでしょうか。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
イベント日時が決まっていても・いなくても、気になる会場(最大10会場)へ一括でお問い合わせいただけます。ぜひ、場所探しという作業を超えた、選ぶ楽しみ、利用する楽しみをご体感ください!

最後は、pick shareに掲載された「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール」を一覧でご案内いたします。
写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。

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