貸し会議室の選び方とは?大切な10のポイントをご紹介します。

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貸し会議室の選び方とは?大切な10のポイントをご紹介します。

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。

pick share(ピックシェア)は、東京都内で厳選した「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール限定」のマッチングプラットフォームです。
気になる会場「最大10件」に、一括で空室照会(無料)できることも特徴です。

テレワークの拡大・オフィススペースの縮小により、貸し会議室やイベントホールをお探しの方・手配される方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、いざ手配するとなると、

・「貸し会議室はどうやって選べば良いの?」
・「貸し会議室を選ぶときのポイントは?」
・「何を重視すれば良いの?」
 などなど...

と疑問に思い、具体的な選び方はわからない方(会社)も多くいらっしゃると思います。

そこで今回は、貸し会議室(や、イベントホール)を選ぶポイントそして、利用シーン別に重要視する内容について、ご紹介させてください。

特に、下記のような方々に共感・興味をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。

・貸し会議室、イベントホールを選ぶポイントを知りたい方
・利用シーンによって重視すべきポイントを確認したい方
・貸し会議室、イベントホールを探されている方

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貸し会議室を選ぶときの大切なポイント

貸し会議室を選ぶポイントは多岐に渡り、利用する目的・内容・参加者などによって異なります。その中でも必ず確認したい、特に重要な「10のポイント」をご紹介します。

①アクセスは、募る参加者に合っているか
②立地・周辺環境は、参加者にとってわかりやすいか
③外観・建物グレードは、参加意欲が高まるグレードか
④内装は、イベントの雰囲気に合っているか
⑤会場設備は、妥協できない事項を満たしているか
⑥広さは、利用人数・レイアウトに見合ったサイズか
⑦サービスは、利用目的を果たすのに必要十分か
⑧料金は、費用の高い・安いではなくコストパフォーマンスに優れているか
⑨建物の設備は、参加人数や利用内容に合っているか
⑩スタッフは常駐し、専門性・ホスピタリティを備えているか

各項目の詳細は、次の通りです。

1. アクセス

参加者を募るエリアによって、条件が異なります。

・社内メンバーが集まる場合は、自社から近いこと。
・関東から参加者を募る場合は、鉄道各社の乗入れが多いターミナル駅から近いこと。
・全国から参加者を募る場合は、新幹線停車駅から近いこと。
・海外から参加者を募る場合は、空港の最寄り駅から近いこと。

最寄り駅から会場まで迷うことがないよう、徒歩10分以内が目安です。

2. 立地・周辺環境

参加者が迷うことなく到着できるよう、立地は大切なポイントです。大通りに面している、交差点の角地にある、遠方からでも建物が望める、ランドマークが近いなど、わかりすい立地であるほど、はじめての場所でも安心です。
また、建物の入口がわかりやすいかもチェックしましょう。わかりづらい場合には、誘導スタッフの配置、看板の設置も検討しましょう。

3. 外観・建物グレード

会場の外観や建物グレードは、参加者の意欲に影響する可能性があります。ハイグレードであることに越したことはありませんが、参加意欲を下げることのないような、明るく・メンテナンスの行き届いたオフィスビル以上だと安心できそうです。

ご紹介①|安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

ベルサール田町

一流のおもてなしを、みなさまに。
住友不動産クオリティを誇る、ワンランク上の貸し会議室「ベルサール田町」。
ここには、お客さまのイベントを成功へ導く「あったらいいな」をそろえています。

ベルサール田町は、再開発が進むJR「田町駅」徒歩5分の好立地。
専用エントランス・専用エレベーターでプライバシー性を重視したイベントにもご利用できます。
また、天井高3.4m・ガラス面の多い開放感あふれる室内はプライベートなパーティーにもお勧めです。

空間のクオリティや使いやすさは、来訪者の方への第一のおもてなしと考えています。
目的にあったビル設計をおこなっているため、天井の高さ・内装や動線等あらゆるこだわりは好評を得ております。

また、お客さまのイベント内容にあわせて、フレキシブルに対応できる柔軟性の高さもベルサールの強みです。
会場を熟知する経験豊富なベルサールスタッフがその手間を一貫で担い、様々なニーズにお応えします。

「ベルサールでよかった」
ご利用いただいたお客さまにそう思っていただけることが何よりの喜びです。

「ベルサール田町」のアクセス情報

  • 東京都港区芝浦3-12-7 住友不動産田町ビル3階
  • JR線 「田町駅」 芝浦口(東口) 徒歩5分 / 三田線・浅草線 「三田駅」 A4出口 徒歩7分

4. 内装

内装の好みはそれぞれですが、高級感がある、またはオシャレな雰囲気があると参加意欲が高まりそうです。
社員研修・会議で利用する場合は、集中できる落ち着いた雰囲気の内装を。パーティーなど華やかな雰囲気を演出した場合は、ホテルの宴会場を思わせる高級感ある会場にするなど、イベントの内容に合わせた会場選びも大切です。
開催風景を撮影してホームページや会社案内などに宣材写真として掲載する場合には、特に重視したいところですね。

5. 会場設備

設備は、テーブル・イス・空調といった基本設備から、プロジェクター・スクリーンなどの機材、電源容量、インターネット環境と多岐に渡り、利用シーンによって重視する内容が異なります。

・長時間(おおむね3時間以上)の場合は、イスの座り心地に問題ないか
・参加者に女性がいる場合は、テーブルに幕板はあるか
・プロジェクターを利用する場合は、その輝度とスクリーンサイズは必要十分か
・マイクを利用する場合は、室内の後方にもしっかり声が届くか
・オンライン配信をする場合は、配信設備と安定したネット環境が整っているか

そのほかにも共通項として、会場ごとに空調設定できるか、窓はあるか、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。妥協できない点をリストアップして、確認するようにしましょう。
尚、機材の持ち込みを希望する場合は、事前に会場へ確認が必要です。ワイヤレスマイクのように混線の可能性がある機材はNG、会場によっては持込料がかかることもあります。

6. 広さ

会議室(ホール)の広さは、広すぎず、狭すぎず、利用人数やテーブル・イスの配置(レイアウトといいます)に合ったサイズが必要です。多くの会場ではレイアウト別に適切な人数をホームページに掲載していますし、スタッフが常駐している会場であれば人数・レイアウトを伝えることで適切なサイズの会議室(ホール)を提案してくれることでしょう。

ご紹介②|安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

MEETING SPACE AP東新宿

2021年9月1日にオープンした施設です。
天井高が3.3mあり、開放感があります。換気能力も高く、感染症対策に有効です(1時間当たり空気の入れ替えが4.5回から5.3回になります)。

また宿泊施設(東急ステイ新宿イーストサイド)併設のミーティングスペースになりますので、宿泊をしながらの研修がスムーズに行えます。

昨今のオンライン会合の需要の高まりを受け、高速回線をご用意。
無料の有線LAN、Wi-Fiに加え、イベント用のNURO回線(有料)も2回線ご用意しております(30,000円/税別)。

ぜひ一度ご利用くださいませ。お問合せをお待ちしております。

「MEETING SPACE AP東新宿」のアクセス情報

  • 東京都新宿区歌舞伎町2-3-24 東急ステイ新宿イーストサイド2・3階(受付3階)
  • 大江戸線・副都心線 「東新宿駅」 徒歩3分 / 丸ノ内線・新宿線 「新宿三丁目駅」 E2出口 徒歩5分

7. サービス

サービスの種類や有無は会場によってさまざまです。ここでは多くの場面で必要となる、あるとうれしいサービスをご紹介します。

・スタッフ常駐
・レイアウトの設営/原状復帰
・機材の設営/原状復帰
・荷物の受取/発送、預かり
・ケータリングの手配、搬入出
・外注サービスの手配(同時通訳、装花、吊り看板など)
・事務用品のレンタル(延長コード、ポインター、プレゼンターなど)
・Free Wi-fi

8. 料金

料金は、会場のグレード、会議室(ホール)の広さ、利用時間、料金プランなどによって異なります。一見高額に思えても多くの場面で必要となるサービスが含まれており、自社スタッフで作業した場合の人件費・とられる時間で本来得られたであろう成果など、見えないコストも含めた検討が必要です。
掛けられる予算を大きく超過するのは問題ですが、イベントの目的が達成できるイメージを持てるかが大切です。複数の会場を比較検討する際は、費用ではなくコストパフォーマンスを重視しましょう。

9. 建物の設備

会議室(ホール)の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。参加者の人数・属性、利用内容によって必要な設備が異なります。

・参加者が多い場合は、エレベーターの基数
・女性が多い場合は、お手洗い(個室)の数
・ホスト側でドリンクを用意しない場合は、自動販売機
・喫煙者が多い場合は、喫煙所
・障がいのある方が参加の場合は、バリアフリー設備・優先トイレ
・多量の搬入物がある場合は、駐車場
・その他、不測の事態に備えたAED、避難誘導図の設置など

ご紹介③|安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

ベルサール渋谷ファースト

一流のおもてなしを、みなさまに。
住友不動産クオリティを誇る、ワンランク上のイベントホール「ベルサール渋谷ファースト」。
ここには、お客さまのイベントを成功へ導く「あったらいいな」をそろえています。

ベルサール渋谷ファーストは「渋谷駅」から徒歩6分、「表参道駅」からも徒歩圏内の好立地。
試験やファッションショー、ファミリーセールなど、多様なイベント実績がございます。
六本木通りにそびえる地上120mを超えるランドマークタワーは、ご来場者さまにもわかりやすい建物です。

空間のクオリティや使いやすさは、来訪者の方への第一のおもてなしと考えています。
目的にあったビル設計をおこなっているため、天井の高さ・内装や動線等あらゆるこだわりは好評を得ております。

また、お客さまのイベント内容にあわせて、フレキシブルに対応できる柔軟性の高さもベルサールの強みです。
会場を熟知する経験豊富なベルサールスタッフがその手間を一貫で担い、様々なニーズにお応えします。

「ベルサールでよかった」
ご利用いただいたお客さまにそう思っていただけることが何よりの喜びです。

「ベルサール渋谷ファースト」のアクセス情報

  • 東京都渋谷区東1-2-20 住友不動産渋谷ファーストタワーB1・2階
  • 半蔵門線・田園都市線・副都心線・東横線 「渋谷駅」 C1出口 徒歩6分 / JR線 「渋谷駅」 東口 徒歩8分 / 銀座線・半蔵門線・千代田線 「表参道駅」 B1出口 徒歩10分

10. スタッフ

大切なイベントを相談できる・サポートしてくれる会場スタッフは、専門性やホスピタリティを備えていることが大切です。これは内容に関わらず、すべてのイベントに共通する事項です。
打ち合わせの通りに手配してくれるか、当日のオペレーションを任せることができるか、困ったときに相談できるかなど。失敗できないイベントであるほど、信頼できるスタッフが常駐していると安心ですね。

ご案内

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まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「貸し会議室・イベントホールの選び方」をポイント別にご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

本記事をご覧の方の中には、会議やセミナーなど、イベントの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。
空室があるかもわからない状況から、適切なサイズの会場があるかを調べ、ご紹介した内容ひとつ一つを確認するのは大変ですが、ハイクラスな会場であれば全体の平均値が高いため、安心感もあるのではないでしょうか。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
イベント日時が決まっていても・いなくても、気になる会場(最大10会場)へ一括でお問い合わせいただけます。ぜひ、場所探しという作業を超えた、選ぶ楽しみ、利用する楽しみをご体感ください!

最後は、pick shareに掲載された「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール」を一覧でご案内いたします。
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