貸し会議室の選び方とは？大切な10のポイントをご紹介します。
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貸し会議室の選び方とは？大切な10のポイントをご紹介します。
こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。
pick share（ピックシェア）は、東京都内で厳選した「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール限定」のマッチングプラットフォームです。
気になる会場「最大10件」に、一括で空室照会（無料）できることも特徴です。
テレワークの拡大・オフィススペースの縮小により、貸し会議室やイベントホールをお探しの方・手配される方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、いざ手配するとなると、
・「貸し会議室はどうやって選べば良いの？」
・「貸し会議室を選ぶときのポイントは？」
・「何を重視すれば良いの？」 などなど...
と疑問に思い、具体的な選び方はわからない方（会社）も多くいらっしゃると思います。
そこで今回は、貸し会議室（や、イベントホール）を選ぶポイントそして、利用シーン別に重要視する内容について、ご紹介させてください。
特に、下記のような方々に共感・興味をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。
・貸し会議室、イベントホールを選ぶポイントを知りたい方
・利用シーンによって重視すべきポイントを確認したい方
・貸し会議室、イベントホールを探されている方
貸し会議室を選ぶときの大切なポイント
貸し会議室を選ぶポイントは多岐に渡り、利用する目的・内容・参加者などによって異なります。その中でも必ず確認したい、特に重要な「10のポイント」をご紹介します。
①アクセスは、募る参加者に合っているか
②立地・周辺環境は、参加者にとってわかりやすいか
③外観・建物グレードは、参加意欲が高まるグレードか
④内装は、イベントの雰囲気に合っているか
⑤会場設備は、妥協できない事項を満たしているか
⑥広さは、利用人数・レイアウトに見合ったサイズか
⑦サービスは、利用目的を果たすのに必要十分か
⑧料金は、費用の高い・安いではなくコストパフォーマンスに優れているか
⑨建物の設備は、参加人数や利用内容に合っているか
⑩スタッフは常駐し、専門性・ホスピタリティを備えているか
各項目の詳細は、次の通りです。
1. アクセス
参加者を募るエリアによって、条件が異なります。
・社内メンバーが集まる場合は、自社から近いこと。
・関東から参加者を募る場合は、鉄道各社の乗入れが多いターミナル駅から近いこと。
・全国から参加者を募る場合は、新幹線停車駅から近いこと。
・海外から参加者を募る場合は、空港の最寄り駅から近いこと。
最寄り駅から会場まで迷うことがないよう、徒歩10分以内が目安です。
2. 立地・周辺環境
参加者が迷うことなく到着できるよう、立地は大切なポイントです。大通りに面している、交差点の角地にある、遠方からでも建物が望める、ランドマークが近いなど、わかりすい立地であるほど、はじめての場所でも安心です。
また、建物の入口がわかりやすいかもチェックしましょう。わかりづらい場合には、誘導スタッフの配置、看板の設置も検討しましょう。
3. 外観・建物グレード
会場の外観や建物グレードは、参加者の意欲に影響する可能性があります。ハイグレードであることに越したことはありませんが、参加意欲を下げることのないような、明るく・メンテナンスの行き届いたオフィスビル以上だと安心できそうです。
ご紹介①｜安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール
東京虎ノ門グローバルスクエア コンファレンス
東京虎ノ門グローバルスクエア コンファレンスは
虎ノ門駅の改札を出てすぐのエレベーターに乗るだけで到着できる
駅直結のビルにある新しい貸し会議室です。
天井高3.5ｍ、大きな窓のある開放的な空間。
Room A＋B（199㎡）1部屋を借りるだけで
控室とラウンジを無料で使用可能。
上質なプライベート空間をリーズナブルに貸切できると大変好評です。
霞ケ関エリアからも徒歩圏内。
省庁のWEB会議、
製薬会社・IT企業などのオンラインイベントの開催実績多数で
高速インターネット回線を、最大3回線ご用意しております。
初めてのご利用でも、専任スタッフが丁寧にご案内いたします。
お困りごとやご要望など
些細なことでもどうぞお気軽にお声がけくださいませ。
「東京虎ノ門グローバルスクエア コンファレンス」のアクセス情報
- 東京都港区虎ノ門1-3-1 東京虎ノ門グローバルスクエア4階
- 銀座線 「虎ノ門駅」 12番出口 直結・徒歩1分 / 丸ノ内線・日比谷線・千代田線 「霞ケ関駅」 A12出口 徒歩4分 / JR線 「新橋駅」 日比谷口SL広場 徒歩10分
4. 内装
内装の好みはそれぞれですが、高級感がある、またはオシャレな雰囲気があると参加意欲が高まりそうです。
社員研修・会議で利用する場合は、集中できる落ち着いた雰囲気の内装を。パーティーなど華やかな雰囲気を演出した場合は、ホテルの宴会場を思わせる高級感ある会場にするなど、イベントの内容に合わせた会場選びも大切です。
開催風景を撮影してホームページや会社案内などに宣材写真として掲載する場合には、特に重視したいところですね。
5. 会場設備
設備は、テーブル・イス・空調といった基本設備から、プロジェクター・スクリーンなどの機材、電源容量、インターネット環境と多岐に渡り、利用シーンによって重視する内容が異なります。
・長時間（おおむね3時間以上）の場合は、イスの座り心地に問題ないか
・参加者に女性がいる場合は、テーブルに幕板はあるか
・プロジェクターを利用する場合は、その輝度とスクリーンサイズは必要十分か
・マイクを利用する場合は、室内の後方にもしっかり声が届くか
・オンライン配信をする場合は、配信設備と安定したネット環境が整っているか
そのほかにも共通項として、会場ごとに空調設定できるか、窓はあるか、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。妥協できない点をリストアップして、確認するようにしましょう。
尚、機材の持ち込みを希望する場合は、事前に会場へ確認が必要です。ワイヤレスマイクのように混線の可能性がある機材はNG、会場によっては持込料がかかることもあります。
6. 広さ
会議室（ホール）の広さは、広すぎず、狭すぎず、利用人数やテーブル・イスの配置（レイアウトといいます）に合ったサイズが必要です。多くの会場ではレイアウト別に適切な人数をホームページに掲載していますし、スタッフが常駐している会場であれば人数・レイアウトを伝えることで適切なサイズの会議室（ホール）を提案してくれることでしょう。
ご紹介②｜安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール
LINK FOREST
新宿から電車で約30分の多摩センターに、2020年4月にオープンした「LINK FOREST」。
みどりの中庭を囲むかたちで全17室9タイプの研修室・ホールや宿泊室を配置し、館内の随所にコミュニケーションスペースを設けています。
最大1500名様収容のホールは、天井高8.0mの広々とした開放的な空間。
大理石の壁が特徴的な室内には、複数の大スクリーンと各種音響設備、昇降式のステージなどを備えています。
研修室A／研修室Bは、スライディングウォールで連結・分割ができ、ご利用人数に応じた調整が可能です。
施設内にはレストランやパーティー会場、ゆったりとしたシングル25㎡宿泊室など充実した設備を備え、研修やセミナー、イベント、パーティなどの様々な用途でご利用いただけます。
まずは、お気軽にご相談ください。
「LINK FOREST」のアクセス情報
- 東京都多摩市鶴牧3-5-3
- 京王相模原線 「多摩センター駅」 中央口改札 徒歩10分 / 小田急多摩線 「多摩センター駅」 西口改札 徒歩10分 / 多摩都市モノレール線 「多摩センター駅」 徒歩8分
7. サービス
サービスの種類や有無は会場によってさまざまです。ここでは多くの場面で必要となる、あるとうれしいサービスをご紹介します。
・スタッフ常駐
・レイアウトの設営/原状復帰
・機材の設営/原状復帰
・荷物の受取/発送、預かり
・ケータリングの手配、搬入出
・外注サービスの手配（同時通訳、装花、吊り看板など）
・事務用品のレンタル（延長コード、ポインター、プレゼンターなど）
・Free Wi-fi
8. 料金
料金は、会場のグレード、会議室（ホール）の広さ、利用時間、料金プランなどによって異なります。一見高額に思えても多くの場面で必要となるサービスが含まれており、自社スタッフで作業した場合の人件費・とられる時間で本来得られたであろう成果など、見えないコストも含めた検討が必要です。
掛けられる予算を大きく超過するのは問題ですが、イベントの目的が達成できるイメージを持てるかが大切です。複数の会場を比較検討する際は、費用ではなくコストパフォーマンスを重視しましょう。
9. 建物の設備
会議室（ホール）の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。参加者の人数・属性、利用内容によって必要な設備が異なります。
・参加者が多い場合は、エレベーターの基数
・女性が多い場合は、お手洗い（個室）の数
・ホスト側でドリンクを用意しない場合は、自動販売機
・喫煙者が多い場合は、喫煙所
・障がいのある方が参加の場合は、バリアフリー設備・優先トイレ
・多量の搬入物がある場合は、駐車場
・その他、不測の事態に備えたAED、避難誘導図の設置など
ご紹介③｜安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール
MEETING SPACE ＡＰ日本橋
東京メトロ銀座線「日本橋駅」から徒歩2分、JR「東京駅」から徒歩5分のビジネスシーンに最適な好アクセス。
窓面からの彩光が良い開放的な504㎡と494㎡の2室の大空間は最大の魅力。
全11室15パターンのお部屋がワンフロアで完結しておりますので、使いやすく快適にご利用頂けます。
設備面では、「150インチ大型スクリーン」「高輝度プロジェクター」「演出照明」「充実の音響設備」が幅広い演出をサポート致し、オンライン配信においても高速インターネットを常設しておりますので、安心・安全に開催頂けます。”このスケール感と充実の設備を是非ご体感ください”
◇人が集まりやすい好立地
東京メトロ銀座線「日本橋」駅 B1出口徒歩2分
JR「東京」駅 八重洲中央口徒歩5分
◆大人数収容可能な規模
500㎡規模の会議室2室含む、全11室15パターンがワンフロア完結
◇ハイスペックな設備
高輝度プロジェクター、利便性の高い映像・音響インターフェース
施設専有型ネット回線/単独回線、高速Wi-Fi等
「MEETING SPACE ＡＰ日本橋」のアクセス情報
- 東京都中央区日本橋3丁目6番2号 日本橋フロント6階
- JR線・丸ノ内線・新幹線 「東京駅」 八重洲中央口 徒歩5分 / 銀座線・東西線・浅草線 「日本橋駅」 B1番出口 徒歩2分
10. スタッフ
大切なイベントを相談できる・サポートしてくれる会場スタッフは、専門性やホスピタリティを備えていることが大切です。これは内容に関わらず、すべてのイベントに共通する事項です。
打ち合わせの通りに手配してくれるか、当日のオペレーションを任せることができるか、困ったときに相談できるかなど。失敗できないイベントであるほど、信頼できるスタッフが常駐していると安心ですね。
ご案内
公式アカウント（よろしければフォローをお願いいたします！）
・Facebook https://www.facebook.com/pickshare.jp/
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まとめ
今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「貸し会議室・イベントホールの選び方」をポイント別にご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。
本記事をご覧の方の中には、会議やセミナーなど、イベントの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。
空室があるかもわからない状況から、適切なサイズの会場があるかを調べ、ご紹介した内容ひとつ一つを確認するのは大変ですが、ハイクラスな会場であれば全体の平均値が高いため、安心感もあるのではないでしょうか。
pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
イベント日時が決まっていても・いなくても、気になる会場（最大10会場）へ一括でお問い合わせいただけます。ぜひ、場所探しという作業を超えた、選ぶ楽しみ、利用する楽しみをご体感ください！
最後は、pick shareに掲載された「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール」を一覧でご案内いたします。
写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。
