ハイクラスな貸し会議室・イベントホールで活用したいサービスとは

1. 問い合わせ～利用契約の締結まで

①見積書の発行
多くの貸し会議室・イベントホール（以下、施設といいます）では、無料で見積書を発行してくれます。
おおよその人数、決まっていれば希望のレイアウトを伝えることで、適切な会場を提案してくれるでしょう。その他にも、利用時間、必要な機材・備品、ケータリング（お弁当、パーティー、ドリンク等）など、確定情報ではなくても可能な限りの詳細を伝えることで、より具体的な見積書を取り寄せることができます。

②コーディネート
レイアウトが決まっていない、必要な機材・備品がわからない、参加者に合ったケータリングがわからない、など様々な相談に応じてくれます。
イベントの目的、プログラムの内容、参加者の属性（年齢層や性別、役職や職種など）、希望予算などを伝えることで、施設を熟知した専門スタッフがいくつかのプランを提案してくれます。

③会場平面図の準備
会場ごとの平面図が準備されています。これには、会場の形状やサイズ、出入口や窓の位置、電源やLANの配置などが記載されています。
施設から取り寄せることができますが、施設ホームページにダウンロードファイルが準備されていることもあります。

④レイアウト図の制作
希望する会場・レイアウト・人数・利用する備品に合わせた図面を、無料で作成してくれます。
例えば、グループ型で120名まで収容できる会場Aを100名で利用したいと思っても、どの程度ゆとりがあるのか、グループ同士の間隔は広いのか・狭いのか、など頭でイメージするのは難しいものです。
視覚的にイメージを確認できると、登壇者と最前列の間隔はどうか、後方にオブザーブ席は設置できるか、荷物を置くスペースは、といった確認もできそうです。

⑤仮予約
利用契約を締結する（本予約または本決定といいます）までの検討期間として、一定期間は無料で希望会場・備品を押さえることができます。
期間中は予約を取り消ししても、キャンセル料は発生しないのが一般的です。仮予約が可能であれば慌てることなく複数施設を比較検討できる時間が生まれ、真に条件に合った理想の会場を選択できそうです。仮予約期間は、会場によって異なりますが凡そ1週間が目安で、利用希望日が近い場合には当日～3日という場合もあります。
希望日程に空室がなければ、仮予約にも至りません。また、複数施設を比較検討するために、希望に叶う施設を見つけ、1つ1つの施設にアプローチする工数は決して少なくありません。空室照会・見積書を一括で取り寄せる便利なサービスとして、ぜひpick shareのご利用をご検討ください。

⑥内覧対応（下見）
事前連絡により、検討中の会場を下見（内覧または内見といいます）することができます。
利用実績のない（実際に見たことがない）施設の場合は、本予約の前に内覧できると安心です。ホームページの写真は綺麗でも、実際とはかけ離れている・イメージと異なるケースが見受けられるためです。
会場の雰囲気（清潔感・高級感）、スタッフの雰囲気（ホスピタリティ・専門性）、利用者層、会場までのアクセス・周辺環境、細かいことに思いますがネット環境（回線速度・安定感・Wi-Fiの有無）も大切です。イベントでやりたいことを実現できる環境か、安心して開催できるか。実際に訪問して、確認したいものです。

⑦アクセスマップの準備
詳細なアクセスマップが準備されています。
最寄り駅からの徒歩ルート、公共交通機関による路線図、自動車ルートまで記載されることもあります。施設によっては複数言語で作成されているケースもあるでしょう。
ファイルで取り寄せできる他、より詳細な情報がホームページに掲載されていれば、参加者への共有もスムーズに進みそうです。

⑧外注サービスの手配
希望に応じて、さまざまな外注サービスを手配してくれます。ここでは代表的なものをご紹介させてください。
・オンライン配信の専門業者
・動画撮影の専門業者
・施設に備えのない（または数量が不足する）機材や備品
・ケータリング（お弁当、パーティー、ドリンクなど）
・装花
・吊り看板、垂れ幕
・司会進行
・同時通訳

⑨無料備品
施設によりラインナップは異なりますが、多様な無料備品をレンタルできます。
一例を挙げると、Wi-Fi、プロジェクターなど機材との接続ケーブル、電源の延長タップ、配線カバー（テープやモール）、充電ケーブル、マイクスタンド、レーザーポインター、プレゼンター、案内看板、受付テーブル（クロス）、マグネット、ガムテープ、台車、その他文具類まで、本当にさまざまです。
共有部に、コーヒーマシン、ウォーターサーバーを備えているところもあります。

⑩利用規約
施設利用者が快適にイベントを開催できるよう、利用規約が定められています。
これは、利用時間や予約方法・キャンセルポリシーといった基本事項に限らず、利用時の留意事項、利用制限、禁止事項（周辺に影響が及ぶほどの大きな音や振動、不特定多数の利用、火器の取り扱い、危険物の持ち込みなど）まで詳細に至ります。
細かいことのようにも思えますが、利用規約があるからこそ、安心してイベントを開催できそうです。

2. 利用の直前～利用中まで

①荷物受取サービス
イベントで利用する荷物を宅配便で発送したいことを伝えると、受取・保管をしてくれます（荷物の量が極端に多い場合、保管する会場代など費用が掛かる場合もあります）。
イベント当日の荷造り・運搬は慌ただしく、宅配便であっても配送遅延のリスクが伴います。前日までに必要な物品が到着していると、安心して当日を迎えることができそうです。

②会場レイアウトの事前設営
事前に打ち合わせたレイアウト・席数で、利用当日までに設営をしてくれます。
利用人数が多いほど、設営には時間が掛かるもの。自社スタッフで設営すると人件費が発生しますし、設営に掛かる時間の分だけ会場の予約時間が長く（＝会場代が高く）なります。施設に依頼することで余計なコストは発生しませんし、バランスよく綺麗に設営してくれます。

③機材・備品の事前設営
予約した機材・備品を、利用当日までに設営をしてくれます。
会場レイアウトと同様、施設に依頼することで余計なコストが掛かることなく、綺麗に、配線につまずくことの無いよう安全に設営してくれます。

④スタッフの常駐
イベントの開催中も、専門スタッフが施設に常駐しています（会場の中ではなく、フロントなどにスタンバイしています）。
利用当日のチェックイン～基本的なルール説明、機材・備品の操作説明に至るまで、丁寧に対応してくれることでしょう。機材トラブルなど不測の事態にも柔軟に対応してくれる安心感は、イベントを成功させる上で不可欠な要素といえそうです。

⑤感染症対策
施設スタッフの体調管理は当然のこと、ドアノブやテーブル・イスなどの消毒強化、除菌用スプレーや非接触型の体温計を常備するなど、徹底した感染症対策が行われていることがほとんどです。
一方、利用者にも、マスク着用・アルコールによる手指消毒・来場前の検温が徹底されています。

3. 利用後～次回の問い合わせまで

①原状復帰サービス
イベント終了後は、テーブル・イスを原状に復すことなく退出できます。
会場レイアウトの事前設営と同様、利用人数が多いほど、原状復帰には時間が掛かるもの。自社スタッフで行えば人件費が発生しますし、作業に掛かる時間の分だけ会場の予約時間が長く（＝会場代が高く）なってしまいます。

②荷物発送サービス
荷物受取とは反対に、イベントで利用した荷物を発送してくれます。
宅配便の伝票や、荷造に必要なガムテープも備わっています。宅配業者に指定がある場合には、取り扱いがあるかを事前に確認しておくと安心です。

③利用履歴のストック
利用情報は、次回以降に備えて施設がストックしてくれます。
同じイベントを開催する場合には、利用履歴に基づいてコーディネートしてくれますから、事前の打ち合わせもスムーズです。
利用内容に変更がなければ、「利用希望日」と「内容は前回同様」と伝えるだけで、空室さえあれば、仮予約～打ち合わせまで済むかも知れません。

まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「ハイクラスな貸し会議室・イベントホールで活用したいサービスとは」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

施設を選ぶ際には見積書の比較だけではなく、その施設で開催することの価値、ご紹介したサービスが準備されていないために発生するコスト、自社スタッフを確保することによって失われる成果など、トータルのコスト・リスクを捉えることが重要なのだと思います。

本記事をご覧の方の中には、会議やセミナーなど、イベントの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。

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