学会で使える会場は？貸し会議室選びで大切な10のポイントをご紹介

1. 学会とは

学問や研究に携わる学者や研究者が自身の研究成果を発表して、専門家たちとオープンな場で検討論議・意見を交わす会合のことを言います。

類似した言葉に「学術集会（学術大会）」がありますが、おおよそ学会と同じ意味で扱われています。学会には研究成果を発表する場の提供やその役割を担う機関の意味が含まれるのに対し、学術集会（学術大会）は会合そのものを指します。

2. 学会の会場として、貸し会議室・イベントホールが活用されている

貸し会議室・イベントホールは、多岐に渡る目的・用途で日常的に活用されています。
社内の研修・会議、外部向けのセミナー・講演会のほか、学会の会場としても多くの企業・団体によって活用されています。その規模は数人の集まり～数百・数千人が集まる大きな催しまで、本当に様々です。

なぜ、これほどまでに多くの場面で利用されているのでしょうか。
その背景と、貸し会議室・イベントホールを活用するメリットについて、ポイントも交えながら考察したいと思います。

①集まりやすい、アクセスの良い場所にある
利用されている背景の一つに「集まりやすい、アクセスの良い場所にある」ことが挙げられます。
参加者が迷うことなくアクセスできる駅から近い場所に立地していることは、参加者を募る・参加率を高める意味でも重要なメリットになりそうです。

駅に直結している、大通りに面している、交差点の角地にある、遠方からでも建物が望める、ランドマークが近いなど、わかりやすい立地であるほど、はじめての場所でも安心できそうです。

また、貸し会議室・イベントホールの選択肢が増えているため、参加者を募るエリアによって希望条件を変えられることもポイントと言えそうです。例えば、

・関東から募る場合は、鉄道各社の乗入れが多いターミナル駅から近い会場にする。
・全国から募る場合は、新幹線停車駅から近い会場にする。
・海外から募る場合は、空港の最寄り駅から近い会場にする。

などが挙げられます。

②会場スタッフによるサポートがある
学会の開催には、多岐にわたる事前準備がともないます。そんな時、会場スタッフによる手厚いサポートを受けられることは、大きなメリットになるのではないでしょうか。例えば、

・アクセスマップを取り寄せたい
・参加者の導線を決めておきたい
・レイアウト図を作成してほしい
・会場設営を任せたい
・映像の投影テストをしたい
・装花、吊り看板、同時通訳など、必要なモノやサービスを手配して欲しい
・荷物を送りたい
・避難経路、AEDの場所を確認したい

など、細かいようですが、自社（自身）で全てを手配するコストは少なくありません。
これらの相談にも、ハイクラスな貸し会議室・イベントホールの多くでは、専門のスタッフが応じてくれるでしょう。

③必要な機材・備品が整っている
テーブル・イスといった基本設備はもちろん、学会で頻繁に利用されるプロジェクター・スクリーン、マイクなど、必要な機材・備品の多くが整っていることは、メリットと言えそうです。

昨今はインターネットを活用したハイブリッド型で開催されることも増えてきました。高速かつ安定した通信環境や配信に必要な機材が整っている利便性の高さも、学会で貸し会議室・イベントホールが活用されている背景の一つです。

3. 貸し会議室・イベントホールの活用を検討する場面とは

これまで公共の施設を利用されていた方も、学会の場として、貸し会議室・イベントホールの活用をご検討されることがあるかも知れません。

手配に慣れていらっしゃる方はともかく、手配に不慣れで何から着手して良いかわからない・相談相手がいない、といった方のなかには、少なからず不安を感じている面もあるのではないでしょうか。

そんなときにこそ、貸し会議室・イベントホールの活用をご検討されてはいかがでしょうか。

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールの多くでは、専門のスタッフ（コーディーネーター、コンシェルジュとも言われます）が様々な相談に応じてくれます。
詳細は「ハイクラスな貸し会議室・イベントホールで活用したいサービスとは」でご紹介しています。

ここでは、「学会の会場探しで押さえておきたい3つのポイント」をご紹介しますので、ぜひご参考にしてみてください。

①受付スペースを広く確保できるか
開催規模によりますが、受付スタッフを多く配置することが見込まれる場合や、会場案内・資料配布が伴う場合には余裕をもった受付スペースを確保する必要があります。

参加者と最初に接触する場のため学会の印象に関わる大切なポイントです。スムーズな受付が行えるように、参加者の誘導ルートも決めておきましょう。

②映像機器・音声機器のスペックは必要十分か
開催規模に見合った映像機器・音声機器が備わっているかを十分に確認する必要があります。

映像が見えづらい、音声が聞き取りづらい状況は学会や発表内容そのもののクオリティにネガティブな印象を与えかねません。プロジェクターは、どんな場所・角度からも鮮明な映像を視認できるか、発表時に使用するメディアと接続できるかを。マイクは会場内にしっかり音声が届くかを入念に確認しましょう。

③学会を安心して開催できる環境とサービスか
学会の開催には会場のほかにも、受付・誘導スタッフや同時通訳ブース、吊り看板や各種サイン、多くの機材・備品や配布資料など、手配すべきものが多岐に渡ります。
これらの手配には、搬入出ルートの確認、スケジュールの調整など、会場側との密なコミュニケーションが必要不可欠です。

多くの人とコストが携わる大切な学会を安心して開催できる環境か。また、学会運営に関することを信頼して相談できる会場スタッフが常駐しているかを必ず確認しましょう。

4. 学会の会場選びで気を付けたい、チェックポイント

学会に限らず、会場を選ぶ際にはいくつかのチェックポイントがあります。その中でも、特に重要なものは「貸し会議室・イベントホールの選び方で大切な10のポイントをご紹介します。」で詳細にご紹介していますので、よろしければご参考にしていただけたらと思います。

ここでは、その中からトピックだけを抽出してご紹介をさせてください。

①アクセス
学会の参加者が迷うことなく到着できるよう、最寄り駅から徒歩10分以内が目安です。
参加者を全国から募る場合は新幹線停車駅から、海外から募る場合は空港最寄り駅からのアクセスを十分に考慮しましょう。

②立地・周辺環境
建物の入口がわかりやすいかもチェックしましょう。わかりづらい場合には、誘導スタッフの配置、看板の設置も検討しましょう。

③外観・建物グレード
学会への参加意欲を下げることのないような、明るく・メンテナンスの行き届いたオフィスビル以上だと安心できそうです。

④内装
大きな節目で開催される大切な学会の場面。特別感を演出したい場合には、特に重視したいところです。

⑤会場設備
会場ごとに空調設定できるか、窓はあるか、隣室の音は気にならないか等々、挙げればきりがありません。妥協できない点をリストアップして、確認するようにしましょう。

⑥広さ
会場の面積は、広すぎず、狭すぎず、利用人数やテーブル・イスの配置（レイアウトといいます）に合ったサイズが必要です。

⑦サービス
サービスの種類や有無は会場によってさまざまです。特に無料で受けられるものは活用しない手はありません。詳細を確認すると良いでしょう。

⑧料金
一見高額に思えても多くの場面で必要となるサービスが含まれているなど、自社スタッフで作業した場合の人件費・とられる時間で本来得られたであろう成果など、見えないコストも含めた検討が必要です。

⑨建物の設備
会場の設備だけでなく、建物そのものの設備も重要です。学会への参加数が多い場合には、エレベーターやお手洗い（個室）の数もチェックしましょう。

⑩スタッフ
大切な学会開催を相談できる・サポートしてくれる会場スタッフは、専門性やホスピタリティを備えていることが大切です。

ご案内

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まとめ：東京で人気の学会会場

以上、「学会で使える会場は？貸し会議室選びで大切な10のポイント」をご紹介させていただきましたが、いかがだったでしょか。
本記事をご覧の方の中には、実際に学会の開催場所を探されている方もいらっしゃると思います。

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