ハイブリッドイベントとは?開催方法やメリット、選ばれる理由もご紹介。

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ハイブリッドイベントの開催方法やメリット、選ばれる理由もご紹介。

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。

pick share(ピックシェア)は、東京都内で厳選した「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール限定」のマッチングプラットフォームです。
気になる会場「最大10件」に、一括で空室照会(無料)できることも特徴です。

新型コロナウイルス感染症の拡大・影響を受けたことで、「ハイブリッドイベント」という言葉を頻繁に耳にするようになりました。
現在は新型コロナウイルスの感染状況が減少・落ち着いたことに伴い、少しずつ(従来の主流であった)「リアルイベント」の開催が増加傾向にありますが、今後はどうなって行くのでしょうか?

本ページではハイブリッドイベントの開催で気を付けたいポイントをご紹介するとともに、ハイブリッドイベントの価値について考察したいと思います。

特に、下記のような方々に共感・興味をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。

①ハイブリッドイベントの意味を知りたい方
②リアルとオンライン、それぞれのメリットを押さえたい方
③ハイブリッドイベントを開催するときのポイントを押さえたい方
④ハイブリッドイベントが可能な貸し会議室、イベントホールをお探しの方

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1. ハイブリッドイベントとは

ハイブリッドイベントとは、集合型(リアル)による開催とインターネット(オンライン)を活用した開催とを融合(ハイブリッド)したイベントをいいます。
従来のように参加者全員が同じ場所に集まるのではなく、参加者の一部(または多く)が別の場所から「オンラインで」参加する、現在、注目されているイベントスタイルです。

似た言葉に、ハイブリッドMICE・ハイブリッドセミナー・ハイブリッド展示会など「ハイブリッド+○○」とつく言葉は多くありますが、ハイブリッドイベントと同様にリアルとオンラインの参加者が融合したスタイルのことを表しています。

2. リアルとオンライン、それぞれのメリットとは

以前からオンラインを活用したイベントは開催されていましたが、新型コロナウィルスの影響によって加速的に普及し、今では日常的に活用されるものとなりました。
開催地の近くにいる人だけではなく、遠く離れた場所からでも無理なくイベントに参加できることは、オンラインの大きなメリットです。

一方、コロナ禍では集合型の開催ができない状況がつづいたことで、リアルのメリット--物理的な空間のかけがえのなさ、空気を共有する対面コミュニケーションの価値--が再認識されたように思います。
参加者の反応が感じられる、商品・展示物を手に取れる、サービスを体感できる、などリアルな体感でしか伝わらないものもあります。

ハイブリッド型は場所や時間に制約されない「リアルの臨場感/オンラインの利便性」それぞれのメリット(強み)を活かしたスタイルであり、ハイブリッドイベントが選ばれる大きな理由といえます。

ハイブリッドイベントのイメージ

ハイブリッドイベントのイメージ

3. ハイブリッドイベントを開催するときのポイントとは

ハイブリッドイベントを開催しようと思っても、具体的にどうしたらよいのか。慣れないうちは特に、戸惑いも多いように思います。
ここでは、いつものイベントにプラスして気を付けたいポイントをご紹介します。

①出席者の参加スタイルを確認する
出席者にはあらかじめ、参加スタイル(リアル/オンライン)を確認しましょう。下につづく、必要な場所の確保、配信機材の準備にも関わりがあります。
参加スタイルにホスト側の希望がある場合には「可能な限りオンラインでの参加にご協力ください」「リアルでの参加は●名までとなります」など、その理由とともに希望を伝えると良いでしょう。

②必要な場所の確保
ハイブリッド開催の場合、リアルだけと比較して必要な機材が多くなる傾向があります。場所を選ぶ際は機材の設置スペースも考慮して、サイズにゆとりのある場所を確保できると安心です。
また、通信環境(安定感・速度)は必ず確認しましょう。脆弱なインターネット環境下では動画の負荷に耐えられず、品質の高い画像・音声を安定して届けることができません。

③配信機材の準備
イベントの内容によっては、オンライン参加者が傍観者とならないよう注意が必要です。会議・セミナーなどのビジネスイベントである場合にはオンライン参加者の顔をリアル参加者がはっきりと認識できるよう、可能な限り大型のモニター、またはプロジェクターでスクリーンに投影するなどしてイベントの一体感を高めると良いでしょう。

④ルールを定める
ハイブリッドイベント、とりわけビジネスイベントの場合には参加スタイルを問わず、可能な限り平等な環境を提供する必要があります。その環境をつくるためのルールを定め、参加者にはあらかじめ周知しておくと良いでしょう。ルールの一例は次の通りです。

・ リアル参加者だけでの会話は控える。
オンライン参加者に疎外感を与え、一体感を損なう可能性があります。
・ リアル/オンラインを問わず、発言する前に名乗る。
参加スタイルを問わず、誰が発言しているのか認識できない可能性があります。
・ 話しかけるときは、相手の名前を呼ぶ。
特にオンライン参加者は名前が呼ばれないと、誰が呼び掛けられているのか把握できない可能性があります。
・ 発言機会を平等にする。
発言の機会が、リアルまたはオンラインいずかに偏ることがないようにします。発言の順序もどちらか一方を優先することがないようにします。

4. ハイブリッドイベントができる貸し会議室・イベントホールとは

ハイクラスな貸し会議室・イベントホールの多くは、さまざまな規模のハイブリッドイベントに対応できるサポート体制(有料)が整っています。具体的な内容は次の通りです。

・専門スタッフによるサポート
配信サービス・専用機材の取り扱いから、配信トラブルが生じた際の対応に至るまで。オンライン配信を熟知した、オペレーターによる常駐サポートがあると安心です。
サポートの内容は、映像ディレクションを含む全体のプロデュース~ライトなものまで様々です。配信規模に合ったプランを相談すると良いでしょう。

・配信に必要な機材のサポート
パソコンだけで完結する場合もありますが、配信規模・内容によっては専用機材が備わっていると安心です。主要な検討項目とその一例を挙げたいと思います。

・映像:WEBカメラ、ビデオカメラ
・音声:マイクスピーカー(ハウリング対応)、ピンマイク/スタンドマイク
・照明:リングライト、スタジオライト
・背景:グリーンバック、白ホリゾント
・その他:スイッチャー、プロンプター、返しモニター

・インターネット環境が整っている。
オンライン配信に備えた、安定した通信環境が整っていると安心です。施設によっては専有回線やバックアップ回線を備えている、単独回線を利用できるケースもあります。

尚、 こちらのページ では「東京のウェビナー会場特集」として、pick shareに掲載された会場の中からハイブリッドイベントの相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介していますので、ぜひご覧くださいませ。

5. ハイブリッドイベントにおすすめ!「WEB配信サポート」を相談できる貸し会議室・イベントホール

ハイブリッドイベントができる会場を選ぶポイントは多岐に渡りますが、ハイブリッドイベントの開催に際して出てくる「さまざまな疑問や質問を気軽に相談できる」ことは大きなポイントではないでしょうか。

本項では pick share(ピックシェア) に掲載された会場の中から「WEB配信サポート」の相談が可能な、おしゃれでハイクラスな貸し会議室・イベントホールをご紹介したいと思います。

※写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。

まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「ハイブリッドイベントとは?開催方法やメリット、選ばれる理由」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょか。

本記事をご覧の方の中には、ハイブリッドイベントを実施できる場所を探されている方もいらっしゃると思います。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
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