貸し会議室の利用事例(使い方)10選をご紹介します。

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赤坂 虎ノ門 貸し会議室 イベントホール
渋谷 恵比寿 貸し会議室 イベントホール
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秋葉原 御茶ノ水 貸し会議室 イベントホール
飯田橋 市ヶ谷 貸し会議室 イベントホール
東京 貸し会議室 イベントホール

貸し会議室の代表的な利用事例をご紹介

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。

pick share(ピックシェア)は、東京都内で厳選した「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール限定」のマッチングプラットフォームです。
気になる会場「最大10件」に、一括で空室照会(無料)できることも特徴です。

日々行われる会議の他、会社説明会や新商品(サービス)の発表会など、貸し会議室・イベントホールを必要する場面は意外と多いのではないでしょうか。

しかし、いざ手配となると、

・「貸し会議室はどんな使い方ができるの?」
・「どんな時に、貸し会議室を活用したら良いの?」
・「貸し会議室を選ぶときのポイントは?」
 などなど...

と疑問に思われる方も多くいらっしゃると思います。

そこで今回は、貸し会議室・イベントホールの活用事例(使い方)について代表的な10選をご紹介したいと思います。
事例ごとに気を付けたいポイントを添えていますので、ぜひ最後までご覧ください。

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特に、下記のような方々に共感・興味をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。

・貸し会議室、イベントホールの活用事例と気を付けたいポイントを押さえたい方
・今後、貸し会議室、イベントホールの活用をご検討の方
・多様に活用できる貸し会議室、イベントホールをお探しの方

1. 会議

少人数の社内会議~大規模な国際会議まで、幅広い目的・規模で活用されています。
多くの貸し会議室・イベントホール(以下、施設といいます)では、大小様々なタイプの会場が備わっています。また、会議で必要と想定される備品、例えばホワイトボード・プロジェクター(スクリーン)・マイク・液晶モニターなどもレンタルできるため、その時々の希望に合った会議が実現できそうです。

【活用シーン】

□社内の会議室に空きがないとき
□参加人数が、社内の会議室キャパシティを超過するとき
□クライアントのオフィス周辺で会議が必要なとき
□社外からの参加者(ゲスト)が多いとき

【チェックポイント】

□参加人数に合った会場があるか
□必要な備品は揃っているか(レンタルできるか)
□社内会議は自社の近く、ゲストが多い場合は集まりやすく・わかりやすい場所にあるか
□ゲストが多い場合は、招き入れる場として相応しいグレードか

2. 研修

新入社員研修・中堅社員研修・管理職研修など、入社年次や役職ごとに実施される階層別研修~営業職・販売職など、専門機能別に実施される職能別(職種別)研修まで。会社主導による社内研修はもちろん、研修会社が主催する公開講座まで、広く活用されています。
とりわけ社内研修は、敢えて日常(自社オフィス)とは異なる環境で実施することで、業務を離れて落ち着いて研修に参加できる・集中できる効果が期待されます。

【活用シーン】

□社内の会議室に空きがないとき(長時間・数日間連続して確保が必要な場合も)
□日常業務から離れて、集中して実施したいとき
□社内で適した備品の用意がないとき

【チェックポイント】

□参加人数+αに合った部屋があるか(空間にゆとりがあるか)
□机・椅子は移動しやすいタイプか(スムーズにレイアウトを変更できるか)
□昼食の弁当、休憩時の喫茶、研修後の懇親会など、ケータリングを手配できるか

3. セミナー・講演会

社内・社外といった対象を問わず、規模は少人数制~1,000名超まで、多様な内容で活用されています。
クライアントや見込み客など外部からの参加者(ゲスト)を募る場合には、ターミナル駅の付近など集まりやすく・わかりやすい施設だと安心です。セミナー・講演会の終了後は、同じ施設内の別会場でパーティーを催されることも。違う施設に移動する手間のない分だけ、高い参加率が期待できそうです。

【活用シーン】

□集まりやすい・わかりやすい場所で実施したいとき
□セミナー・講演会の終了後、パーティーを開催したいとき
□おもてなしの雰囲気を演出したいとき

【チェックポイント】

□ゲストが迷うことなく施設にアクセスできるか
□ゲストを招き入れる場として相応しいグレードか
□喫茶・パーティーなど、ケータリングを手配できるか

4. サテライトオフィス

多様化する働き方への対応として設けられるほか、新型コロナウィルス感染症の影響によるリスク分散、BCP対策などでも活用されています。
内装の他、デスクやチェア・空調設備・Wi-Fi環境などの什器備品が用意されたセットアップオフィスとして提供されることもあり、時間・費用といったイニシャルコストを抑えることも期待できます。

【活用シーン】

□会社の成長に合わせて、オフィスの規模・立地をスムーズに変化させたいとき
□イニシャルコストを抑えて、短期間で開設したいとき

【チェックポイント】

□敷金・礼金に掛かるコストは抑えられているか
□プライバシーは確保されているか
□(専有部だけでなく)共有部の環境も整っているか

5. 懇親会・パーティー

イベント終了後の他、懇親会・パーティー単体でも活用されています。
料理・ドリンクはもちろんのこと、マイクやプロジェクター(スクリーン)といった貸し会議室・イベントホールならではのハイスペックな備品も備わっています。上記、セミナー・講演会の内容と重複しますが、イベント後に同施設内で懇親会・パーティーを開催できるメリットは大きいといえます。

【活用シーン】

□オフィシャルな雰囲気を持ちつつ、自社オフィスからは離れて開催したいとき
□自社オフィスで開催することで生じる、準備・片付けの手間を軽減したいとき
□外部からの参加者(ゲスト)がいるとき
□懇親会・パーティー内で、プロジェクターなどの備品を使用したいとき

【チェックポイント】

□予算に合ったケータリングを手配できるか
□テーブルコーディネート・BGMなど、希望する雰囲気を演出できるか
□懇親会・パーティーの場として相応しいグレードか

6. 会社説明会・面接会場

自社の採用説明会の他、合同説明会、試験・面接会場と、採用に関わる一連の場面で広く活用されています。
多くの施設では、大小様々なタイプの会場が備わっています。規模に合ったサイズの会場を用意する、参加者の集まりやすい場所で開催することで、参加者の意欲向上が期待できそうです。

【活用シーン】

□参加者を多く募りたい、参加率を高めたいとき
□開催環境にこだわることで、自社の印象を向上させたいとき
□採用に関する一連の開催場所を揃えたいとき

【チェックポイント】

□参加者が集まりやすく、わかりやすい場所にあるか
□自社をPRする場として相応しいグレードか
□受付の設置、ウェイティングスペースの確保はできるか

7. 内定式・入社式

コンパクトな規模~海外や全国から集まる大規模なものまで、活用されています。
内定式・入社式は多くの企業が同日に開催するため、予約が遅くなると希望する施設で開催できないことも考えられます。候補となる施設を複数イメージしておく、開催規模が定まっている場合は希望施設に予約受付の開始日を確認しておくと安心です。

【活用シーン】

□華やかな雰囲気で開催したいとき
□内定式・入社式の終了後、パーティーを開催したいとき
□開催環境にこだわることで、参加者のモチベーションを高めたいとき

【チェックポイント】

□装花、吊り看板、ケータリングなど、希望する環境を手配できるか
□参加者が集まりやすく、わかりやすい場所にあるか
□意欲を高める場として相応しいグレードか
□受付の設置、ウェイティングスペースの確保はできるか

8. 新製品発表会

製品の特徴や魅力を伝えること・認知の拡大を目的として、メディアや関係者を招いたプレス発表会、クライアントや見込み客を招いたプライベートショーとして活用されています。 整った環境・充実した設備を活用した双方向のコミュニケーションは、プレスリリースだけでは伝えきれないメッセージもダイレクトに伝えることができそうです。

【活用シーン】

□集まりやすい・わかりやすい場所で実施したいとき
□新製品のイメージに合った雰囲気を演出したいとき
□大規模に開催したいとき

【チェックポイント】

□ターミナル駅からアクセスしやすい場所にあるか
□ゲストを招き入れる場として相応しいグレードか
□企画内容を実現できる環境か

9. 株主総会・決算説明会

全国から集まりやすい開催場所として、ホテルの宴会場よりもリーズナブルな場所として、貸し会議室・イベントホールを活用されることが多くなりました。
中には、ゲスト用の駐車場を備えている、駅と直結している施設もあります。整った環境で、安心してお迎えしたいものです。

【活用シーン】

□アクセスに優れた場所で実施したいとき
□おもてなしの雰囲気を演出したいとき
□オンライン配信、ハイブリッド型で開催するとき

【チェックポイント】

□必要となる会場(メイン会場、役員控室、スタッフ控室)はあるか
□受付スペース、ウェイティングスペースの確保はできるか
□吊り看板やケータリングの手配など、必要な環境が整うか
□オンライン配信を行う場合、必要な機材は揃っているか(レンタルできるか)

10. 試験会場

入学試験の他、企業による適性検査・入社試験、資格取得など、幅広く活用されています。
多くの貸し会議室・イベントホールでは、映像・音響設備やスタッフ控室など、必要な環境が整っています。また、参加者が集中して試験に臨めるよう、フロアー貸し切りや騒音対策といったサービスが備わっていると安心です。

【活用シーン】

□受験者数に合った会場サイズ、会場ボリュームが必要なとき
□集まりやすい・わかりやすい場所で実施したいとき
□集中できる環境で実施したいとき

【チェックポイント】

□受験者が迷うことなく施設にアクセスできるか
□静かな環境で試験に臨めるか(隣室の音漏れなど、試験の妨げになる因子はないか)
□お手洗いの数は充分か

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まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「貸し会議室・イベントホールの活用事例(使い方)10選」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょか。

本記事をご覧の方の中には、ご紹介した事例の開催場所を探されている方もいらっしゃると思います。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
イベント日時が決まっていても・いなくても、気になる会場(最大10会場)へ一括でお問い合わせいただけます。ぜひ、場所探しという作業を超えた、選ぶ楽しみ、利用する楽しみをご体感ください!

最後は、pick shareに掲載された「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール」を一覧でご案内いたします。
写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。

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