貸し会議室とは?多様化する種類や特徴、手配するときの注意事項をご紹介。

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貸し会議室とは? その種類や特徴、手配するときの注意事項をご紹介します。

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。

pick share(ピックシェア)は、東京都内で厳選した「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール限定」のマッチングプラットフォームです。
気になる会場「最大10件」に、一括で空室照会(無料)できることも特徴です。

テレワークの拡大・オフィススペースの縮小により、貸し会議室やイベントホールをお探しの方・手配される方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、いざ手配するとなると、

・「貸し会議室にはどんな種類があるの?」
・「種類ごとの特徴は?」
・「探すとき、手配するときに注意したいポイントは?」
 などなど...

と疑問に思い、具体的な手配方法はわからない方(会社)も多くいらっしゃると思います。

そこで今回は、近年ますます多様化が進んでいる貸し会議室やイベントホールにはどんな種類があるか?そして、手配の際には何に注意したらよいか?について、ご紹介させてください。

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特に、下記のような方々に共感・興味をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。

・貸し会議室、イベントホールにはどんな種類があるのか、調べている方
・種類ごとの特徴を押さえたい方
・貸し会議室、イベントホールをお探しの方

1. 貸し会議室・イベントホールの種類

種類の境界が曖昧な場合もありますが、おおよそ次の5つに分けることができます。

①貸し会議室
②イベントホール
③レンタルスペース
④宴会場
⑤国際会議場

呼称が統一されていないこともあり、例えば「国際会議場」一つとっても、コンベンションセンター、国際展示場、MICE施設など様々です。

2. 種類ごとの特徴

会場によって違いはありますが、一般的に知られる特徴をご紹介いたします。

①貸し会議室とは
少人数~300名を超える大人数が入れる会議室まで、サイズバリエーションが豊富なことが特徴です。一口に「貸し会議室」と言っても、立地、規模、グレード、料金などに大きな差があります。
pick shareでご紹介しているようなハイクラスな貸し会議室もありますが、一方で、1時間数百円からレンタルできる廉価なタイプや、スタッフ不在で開錠~退出までセルフサービスとなるタイプなど、個人による活用が想定されたものも多く見受けられます。

②イベントホールとは
数百~1,000名超を収容可能で、室内面積が大きく天井高が高い、専用ロビーまたはホワイエを備えている(場合もある)特徴があります。
大型スクリーン・プロジェクター、天井バトン、荷物の搬入出ゲート、ゲスト用の控室など、多様なイベントに対応できる設備を備えています。

③レンタルスペースとは
会議室のようにテーブル・イスを備えたスペースから、パーティー向けにキッチンを備えたスペース、プライベートな集まりで使える自宅のリビングのようなスペースまで。特徴は、利用ニーズに応じた様々なタイプがあることです。
最近では、古民家、改装したマンションの一室、アイドルタイムのレストランまで、ますます多様化が進んでいるように思います。

④宴会場とは
パーティー・ディナーショーなどの飲食を伴う場面で利用される会場をいいますが、国際会議や株主総会、その他大切なゲストを招くイベント会場として大規模なシティホテル内の宴会場が利用されることもあります。
格調高いインテリア、美しいシャンデリアなど華やかな雰囲気を内包しているのが特徴です。専用ロビーやホワイエ、クロークを備えている宴会場も多くあります。

⑤国際会議場
展示場や展示ホール、コンベンションセンター、MICE施設など、いくつかの呼ばれ方があります。いずれも国際会議や展示会、見本市、コンサートが行われるほどの広いホールを備えているのが特徴です。その他、複数の会議室・ホテルなどを併設し、大規模な複合施設となっている場合があります。

ご紹介|安心して利用できる、東京でおすすめの貸し会議室・イベントホール

Hikarie カンファレンス

ファッション・エンタメ・IT・デザインなど、幅広い分野の情報が集まる街、渋谷。

「Hikarieカンファレンス」は、劇場・オフィス・ショップ・レストランなど、さまざまな機能が交わる
駅直結の高層複合施設「渋谷ヒカリエ」の貸し会議室です。

アクセスは、JR・私鉄あわせて9路線が乗り入れるターミナル駅「渋谷駅」に直結。
初めての方でもスムーズにお越しいただけます。

会場は、ビジネスのご利用から、お客さまを招いてのイベントやセミナーまで、
さまざまな場面に対応できる多彩なパターンをご用意。

渋谷ヒカリエ内という好立地な環境にありながらも、リーズナブルな価格設定。

オンラインでのセミナー/会議をご検討されているお客さまに向けて、プロスタッフによる
配信サポートプランもご用意しています。
まずはお気軽にお問い合わせください。

「Hikarie カンファレンス」のアクセス情報

  • 東京都渋谷区渋谷2-21-1 渋谷ヒカリエ11階
  • JR線・京王井の頭線 「渋谷駅」と2階連絡通路で直結 / 東京メトロ銀座線 「渋谷駅」と1階で直結 / 東急東横線・田園都市線・東京メトロ半蔵門線 「渋谷駅」 B5出口と直結

3. 会場を探す・手配するときの注意事項

会場の種類を問わず、探すとき・手配するときに注意したい事項を4つご紹介いたします。

①仮予約はできるか
正式に予約を申し込む(本予約、利用契約の締結)前に、仮予約できると安心です。仮予約とは一定期間無料で希望する会場を押さえることができ、その期間中はキャンセルしてもキャンセル料が発生しないのが一般的です。
仮予約が可能であれば慌てることなく複数会場を比較検討できる時間が生まれ、真に条件に合った理想の会場を選択できそうです。
仮予約期間は、会場によって異なりますが凡そ1週間が目安で、利用希望日が近い場合には当日~3日という場合もあります。
希望日程に空室がなければ、仮予約にも至りません。また、複数会場を比較検討するために、希望に叶う会場を見つけ、1つ1つの会場にアプローチする工数は決して少なくありません。空室照会・見積書を一括で取り寄せる便利なサービスとして、ぜひpick shareのご利用をご検討ください。

②下見はできるか
特に利用実績のない(実際に見たことがない)会場の場合は、本予約の前に下見ができると安心です。ホームページの写真は綺麗でも、実際とはかけ離れている・イメージと異なるケースが見受けられるためです。
そのほかにも、会場の雰囲気(清潔感・高級感)、スタッフの雰囲気(ホスピタリティ・専門性)、利用者層、会場までのアクセス・周辺環境、細かいことに思いますがネット環境(回線速度・安定感)も大切です。
イベントでやりたいことを実現できる環境か、安心して開催できるか。実際に訪問して、確認したいものです。

③キャンセルポリシー
やむなくイベントを中止した場合、会場の予約をキャンセルすることで発生するキャンセル料を確認します。会場によって異なりますが、仮予約期間中はキャンセル料なし、本予約後からキャンセル料が発生します。
キャンセルした日と利用日の期間が空いているほどキャンセル料は低く、その期間が短いほど高くなるのが一般的です。
本予約を検討している会場のキャンセルポリシーが、近いグレード感の会場と比較して極端に異なる(条件が厳しい、キャンセル料率が高い)場合には、慎重な判断が必要です。

④支払い条件
会場によって支払い条件(ルール)が異なるため、本予約前には確認が必要です。利用後の請求書付け・後日の銀行振込で支払い可能な会場もあれば、全額または半金を前払い、利用当日の精算のみといった会場もあります。
合わせて、支払い方法も確認します。現金・クレジット・キャッシュレスなど、希望する(会社規定に則った)方法を選択できるか確認しておきましょう。

4. 安心して利用できる「ハイクラス」な貸し会議室・イベントホールをご紹介

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「多様化する、貸し会議室・イベントホールの種類」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょか。

本記事をご覧の方の中には、早速、貸し会議室・イベントホールを探される方もいらっしゃると思います。

最後は、pick shareに掲載された「ハイクラスな貸し会議室・イベントホール」を一覧でご案内いたします。
写真をクリックいただくと、各会場の詳細ページをご覧いただけます。

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