シェアオフィスとは？選び方、利用のメリットとデメリットをご紹介。

1. シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、「Shared office（シェアードオフィス）」の略称で、複数の法人または個人で「共有するオフィス」のことを指します。
小規模なオフィスというイメージがあるかも知れませんが実際には大小様々なサイズがあり、昨今は事業規模に合わせてフレキシブル、つまり柔軟なサイズや契約スタイルがあることから「フレキシブルオフィス」とも言われます。

その他にも、レンタルオフィス、サービスオフィス、コワーキングスペースなど様々な名称で言われますが、シェアオフィスも含めそれらの総称がフレキシブルオフィスです。

2. シェアオフィス、レンタルオフィス、サービスオフィス、それぞれの違いは？

いずれも、月々の使用料を支払い、ビジネスの用とするオフィス（事務所）という点では同じと言えます。
それぞれの境界が曖昧のため必ずではありませんが、おおよそ次のような特徴が見られます。

シェアオフィス

共有スペースでの執務をメインとして設計されているケースが多く見受けられます。
個室契約はないところもありますが、予約制で利用可能な会議室を備えていることが多いです。

レンタルオフィス

共有スペースに加えて、テナント（専有の個室）契約を設けているケースが多く見受けられます。
テナントに向けては法人登記や住所利用、郵便物・配送物の受取が可能なところも多数あります。

サービスオフィス

シェアオフィス、レンタルオフィスはスタッフ不在（無人）のケースもありますが、サービスオフィスの多くはスタッフが常駐し、コンシェルジュとしての機能を備えています。
その他、テナント同士の交流会やビジネスセミナーなどの無料イベントが開催されているところもあります。

シェアオフィスのイメージ

3. シェアオフィスのメリット・デメリットは？

メリット

1番のメリットは開設にかかる初期費用を抑えることができる点です。

従来のオフィスでは、オーナーサイドに敷金・保証金として月額賃料の数ヶ月分を納めます。また、業者による仲介があった場合には、仲介手数料がかかるケースもあるでしょう。加えて内装工事・什器備品等への投資と、まとまった資金を準備する必要がありました。

一方シェアオフィスは、従来のオフィスと比較すると敷金として求められる月数は少ないことがほとんどです。また、既にオフィスとしての環境が整っているため、内装工事・什器備品への投資も抑えることができます。

また、毎月の賃料を低く抑えられることも珍しくありません。
通常のオフィスでは執務スペース以外に、会議室や休憩スペースなどを設けることもあるでしょう。また、廊下などを含むフロアー全体を賃貸面積として賃料設定されていることもあります。

シェアオフィスでは、会議室や休憩スペースは（その名の通り）シェアして利用するため、賃貸面積を縮小することによって賃料を低く抑えることも可能となります。

デメリット

1番のデメリットは、複数の法人または個人がシェアして利用するため、いくつか留意すべき事項があることです。

シェアオフィスは当然に自社以外の人の出入りがありますから、専有の個室があったとしてもセキュリティ管理には十分に気を付ける必要があります。
また、特に共有部においては社外秘情報の漏洩がないよう、他者の視線、自身の会話の内容などにも留意が必要です。

その他には、他社（者）が音を発することを承知しておくこと、他社（者）で共有スペースが埋まっている場合もあること、希望の日時に会議室や個室ブースの予約が取れないケースもあることなどが挙げられます。

規約・ルールで、内装アレンジや搬入什器の制限、利用時間が定められていることもあります。自社にとってのデメリットとなるのか、あらかじめ確認しましょう。

シェアオフィスの選び方は？

シェアオフィスを選ぶポイントは多岐に渡ります。そのため、自社のニーズを整理して、どうしても外せない項目をリストアップされてはいかがでしょうか。

代表的な項目として、10のポイントをご紹介いたします。

①コスト

初期費用の他、毎月の賃料（ランニングコスト）は無視できません。
賃料そのものはもちろん、賃料には何が含まれるのか全体のコストパフォーマンスを見て検討する必要があります。

水道光熱費やインターネット環境などのインフラコスト、清掃費・共益費、細かいところでは会議室や個室ブースの利用料、日々利用するプリンター料金も確認しておきたいところです。
家具付きなのか、無し（スペースだけ）なのかも確認しましょう。必要数によっては初期費用への影響も決して小さくありません。

②立地

駅からの距離、本社・支社とのアクセスの他、外出による営業機会が多いのであれば活動しやすい立地かも考慮する必要があります。

来客が見込まれる場合には上記に加えて、建物のわかりやすさ、交通の利便性も重要でしょう。さらに、対外的なイメージも重視されるのであればアドレスの印象にこだわることも考えられます。

③執務環境

共有スペース利用がメインであれば、共有スペースの環境と合わせてその規模も確認しましょう。テナントが多いのに対して共有スペースの規模が小さいと、必要な時に利用できない（席が埋まっている）ことも考えられます。

専有の個室であれば、当然に必要十分な広さがあるかが最重要項目となります。デスク・チェアーの他、キャビネットなどの什器・備品も少なからずあるでしょうから、それらも含めて広さを検討する必要があります。

専有の個室における執務環境を重視するのであれば、内装の雰囲気はどうか、窓の有無、窓からの眺望、空調の温度は個別に管理できるのか・全体管理（セントラル空調）なのか、隣接する部屋がある場合は音の漏れ方、他社（者）の通行が気になるのであれば個室の場所も確認しましょう。

④共有スペース

共有スペースとして何が備わっているのか、その数は足りているのか確認しましょう。代表的な例では、共有の執務スペース、会議室、個室ブースが挙げられます。会議室はサイズパターンもチェックしておきたいところです。

また、共有備品・サービスの確認も欠かせません。よく見られるのものとして、フリードリンクや軽食、複合機（プリンター）があります。中には、アルコールの無償提供やシャワーブースの設置、ちょっとしたミニコンビニを併設しているところもありますから、自分たちに必要な環境・サービスは何かを整理することが大切になりそうです。

見落としがちなのが、洗面・お手洗いです。シェアオフィスの規模に対して必要十分な数が備わっているのか、場合によってはバリアフリートイレが備わっているのかも確認しましょう。

⑤スタッフ

スタッフ常駐のシェアオフィスもあれば、無人で運営しているところもあります。

スタッフによる利用者へのサポート範囲は様々ですが、代表的な例では、来客対応、郵便物・配送物の預かりサービス、環境整備（共有スペースの整理整頓、フリードリンクの補充、プリンターの用紙・トナーのチェック他）、利用者からの質問対応などがあります。
中には、利用者間のビジネスマッチングを促すコミュニケーションサポートを行っているところもあります。

スタッフ常駐を希望する場合にはサポート範囲の他にも、常駐している曜日・時間も確認しましょう。

⑥セキュリティ

確認ポイントとして、利用者の入退室管理はされているか、監視カメラは網羅的に設置されているか、スタッフは常駐しているか、などが挙げられます。

専有の個室を利用する場合は、カギの開錠方法、共有スペースからの個室の見え方、防音性も忘れずに確認しましょう。

⑦利用時間

24時間利用可能なシェアオフィスもあれば、利用時間が制限されているところもあります。
また、曜日によって利用可能な時間が異なるケースもあるため注意が必要です。

想定される勤務時間をカバーしているか、勤務時間外に急用で利用したい場面があるのかを考慮して、検討しましょう。

⑧グレード

シェアオフィスのグレードは様々です。雑居ビル内で無人運営されているものから、ショッピングセンターなどの商業施設内にあるもの、駅近のハイグレードなオフィスビル内で専門スタッフによるレセプションがあるようなハイクラスなものもあります。

当然、グレードが高くなるにつれてコストも高くなるケースがほとんどです。来客時の印象を良くしたい、対外的な信用度を高めたいなど、目的に合ったグレードを選ぶことが大切です。

⑨サービス

シェアオフィスのサービスは契約するプランによって異なる場合があります。

多店舗展開しているシェアオフィスでは、系列店舗の共有スペースを無料で利用できるプランもあります。
外出が多く次のアポイントまでの時間を有効利用したい、テレワークの日は自宅に近い場所で仕事をしたい、などのニーズがある場合には嬉しいサービスではないでしょうか。

その他にも、ビジネスセミナーで知見を深めたい、交流会で他社との繋がりを持ちたいなど様々なニーズに応えるサービスがラインナップされているところもあります。利用したいサービスに合った、最適なプランを選びましょう。

⑩契約内容

敷金・賃料は当然のこと、確認すべき契約内容は多岐に渡ります。
共通する項目では、最低契約期間、契約更新費用の有無、プラン変更の柔軟性、解約申し入れのタイミング、退去時のクリーニング費用などが挙げられます。

その他にも、法人登記・住所利用は可能か、専用の電話回線を引けるかなども重要なポイントです。 契約内容をしっかり読み込み、目的を果たせるかを確認した上で契約に臨みましょう。

まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「シェアオフィスとは？選び方、利用のメリットとデメリット」についてご紹介いたしました。

シェアオフィスを選ぶ際は、シェアオフィスを利用するメリット・デメリットを理解した上で、目的に合ったところを選ぶことがポイントです。
本記事でご紹介した内容が、シェアオフィス選びの一助となりましたら幸いです。

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