議事録の書き方・まとめ方のコツについてご紹介します。

1. 議事録とは

議事録とは、会議や打ち合わせの内容、経緯（理由）や結果を記録する書類をいいます。内容から必要な情報だけを抽出して、まとめ、関係者に共有することで、口頭で説明するよりも効率よく・正確に周知できます。

混同されやすいものに「アジェンダ」がありますが、これは会議や打ち合わせで話すこと・決定することなどをリスト化したもの（議題）のことをいいます。
アジェンダは開始前や開始時に配布・共有され、議事録は終了後にカタチとなります。

2. 議事録の目的とは

議事録を作成する目的は、大きく2つあります。

①決定事項を記録して共有する
会議や打ち合わせで何が決まったのか、決定に至る経緯はなにで、誰が承認したのかを正しく記録し、関係者に共有します。書類として残すことで、備忘録としても活用できます。

②今後の行動につなげる
決定事項を踏まえて、今後どのようなアクションをするのかを明確にします。担当者、具体的な内容・期日など、5W2Hを意識して、曖昧な点を残さないことが大切です。

3. 議事録に必要な項目

議事録に必要な項目はおおよそ決まっています。議事録の作成にあたっては、あらかじめフォーマットを準備し、会議・打ち合わせの前に明らかになっている内容は事前に反映しておくとスムーズです。

【基本事項】
①会議名（タイトル）
定例の場合は決まった名称を、臨時の場合には仮称であっても記載します。
②実施日時
西暦なのか和暦なのか統一します。時間には開始時刻だけでなく、終了時刻も記載します。
③開催場所
社内：第X会議室、外部の貸し会議室名、オンライン（ツール名）など、会議・打ち合わせを開催した場所を記載します。
④参加者
立場の高い順に役職・氏名を、議事録作成者の氏名は最後に記載します。欠席者には、その事実がわかるように氏名の前後に記載します。
⑤議事録作成者（氏名・共有日）
議事録を作成した者の氏名、議事録を共有した日を記載します。
⑥議題
会議や打ち合わせの目的を記載します。

【詳細内容】
⑦決定事項
もっとも重要な決定事項をはじめに記載し、詳細な説明は後に記載します。ビジネスにおける報告順序と同様です。
⑧決定に至る経緯（理由）
決定事項に至るまでの経緯を記載します。参加者からどのような意見があったか、何を理由に決定に至ったか、誰が承認したかなど、要点を絞って記載します。
⑨今後の課題・アクション
今後どのようなアクションをするのかを記載します。担当者、具体的な内容・期日など、5W2Hを意識して、曖昧な点を残さないことが大切です。
⑩補足事項
これまでの項目に該当しないが備忘録として残しておきたい情報を記載します。
⑪次回日時、開催場所など
明らかな場合には、次回の予定について記載します。

4. メモの取り方のポイント

議事録の作成には、会議や打ち合わせ内容の正確な記録（メモ）が欠かせません。ここではメモの取り方のちょっとしたポイントを3つご紹介します。
尚、メモの手段は、アナログ（手書き）でもデジタルでも、自身が記録しやすいツールで問題ありません。

①自身の意見・主観をいれない
自身の意見や主観を混同することなく、参加者の意見そのままをメモするように注意しましょう。

②時系列にメモをとる
後から振り返る（議事録を作成する）際に、決定事項に至るまでの流れや理由がわかりやすいよう時系列に記録しましょう。

③記号を活用する
発言者のイニシャル、話を関連付ける矢印、重要事項の「！」など、記号を活用するとメモのスピードが上がります。結果、重要な内容も漏れなくメモできそうです。自身で記号ルールを決めておくと、振り返った際もわかりやすいですね。

5. 文章の書き方

文章の書き方にもいくつかのポイントがありますが、もっとも重要なポイントは5W2Hを意識して、簡潔な文章とすることです。

5W2Hとは、「いつ（when）」「どこで（where）」「誰が（who）」「何を（what）」「なぜ（why）」「どのように（how）」「いくらで（how much）」の頭文字をまとめたもので、ビジネスシーンでは頻繁に活用されている手法です。
5W2Hを意識することで記載の抜け漏れを防止するとともに、解釈がずれにくい、的確な表現でまとめることができます。

尚、社内での会議・打ち合わせの場合に敬称はなくても構いません。その場合には、議事録内に「（敬称略）」を記載しましょう。
一方、社外の方には敬称を付けて記載するのが基本です。

6. まとめ方のコツ

議事録では、簡潔に要点を記載する必要があります。会話文をそのまま記載するのではなく、「だ・である調」（常体）を用いて、要点だけを箇条書きでまとめるようにしましょう。

7. フォーマット（記入例付き）

議事録を効率的に・抜け漏れなく作成するために、フォーマットを活用しましょう。最後は、記入例付きのフォーマットをご紹介させてください。

■会議名：XXX事業部　販売戦略定例会議
■日　時：202X年XX月XX日（X）　XX：XX～XX：XX
■場　所：貸し会議室「XXXXXXX東京」
■参加者：AA部長、BB課長、CC、DD　議事録作成：EE
■議　題：XXXの販売戦略について

■決定事項
①初回購入者限定で、XX%オフのキャンペーンを実施する。
②リードジェネレーションとして、展示会への出展機会を増やす。
③優良顧客向けの商品活用セミナーを企画する。
■決定に至る経緯（以下、参加者の敬称略）
□・・・・・・・・（AA）
□・・・・・・・・・・（BB）
□・・・・・・（CC）
□・・・・・・・・・・・（DD）
■今後の課題・アクション
□XX/XXを期限に、BBが・・・・・の実行計画をまとめ上げる。
□XX/XXを期限に、CC・DD各々が・・・・・を企画・立案。
■補足事項
□前回の課題であった・・・・・は効果検証の結果を踏まえ中止。
□競合他社の事例として・・・・・との情報あり。
■次回日時、開催場所
次回は、XX/XX（X）XX：XXより開始する。
場所は今回同様、貸し会議室「XXXXXXX東京」にて実施予定。

まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「議事録の書き方・まとめ方のコツ」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょか。

本記事をご覧の方の中には、会議・打ち合わせの実施場所を探されている方もいらっしゃると思います。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
イベント日時が決まっていても・いなくても、気になる会場（最大10会場）へ一括でお問い合わせいただけます。ぜひ、場所探しという作業を超えた、選ぶ楽しみ、利用する楽しみをご体感ください！

ご案内

公式アカウント（よろしければフォローをお願いいたします！）

・Facebook　https://www.facebook.com/pickshare.jp/
・Instagram　https://www.instagram.com/pickshare.jp/