WEB会議・ウェビナーで押さえたい5つのポイント

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WEB会議・ウェビナーで押さえたい5つのポイント

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。
「pick share」は厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室と、イベントホール(だけ)をご紹介しています。

今回は、WEB会議・WEBセミナー(ウェビナーと呼ばれています)で押さえたい5つのポイントについてご紹介したいと思います。

特に、下記のような方々に共感・関心をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。
・WEB会議・ウェビナーの開催場所を探される方
・既に導入されているが、改めてポイントを確認されたい方
・これから準備をはじめる方

1. はじめに

以前からWEB会議・ウェビナーは活用されていましたが、新型コロナウィルスの影響によって加速的に普及し、より日常的に活用されるものとなりました。

これによって、今までは集合(オフライン)するのが当たり前であったものも、オンラインで代替できるテーマもあることが明らかとなりました。
オフラインに求められる価値は、従来にも増して高まったように思います。
それと同時に、オフラインのメリット--物理的な空間のかけがえのなさ、空気を共有する対面コミュニケーションの価値--が再認識されたのではないでしょうか。

会議・セミナー等には当然、開催する目的や目標となる成果があります。オフライン/オンラインのどちらが有用かを画一的に議論することよりも、「そのテーマにはどのような方法がマッチするのか(目的・目標を達成できるのか)」が重要なのだと思います。

現在は、オフライン/オンライン双方のメリットを活かしたハイブリッド型による実施も選択肢として加わります。
オンラインの活用シーンが増える今後を見据えて、押さえておきたいポイントを整理したいと思います。

2. 目的にあった配信サービスを選ぶ

Zoom、Teams、Google Meet、Webexと配信サービスは多岐に渡りますが、イベントの内容(研修、セミナー、ワークショップ、シンポジウムなど)・用途(チャット機能、グループ作成、アンケートなど)によって適したサービスが異なります。

ここでは内容・用途に因らず、共通して押さえておきたい比較項目を挙げたいと思います。
・同時接続数
・通信品質
・セキュリティ
・料金プラン
・機能
・ゲストログインの有無
・カスタマーサポートの有無

特に機能は、同じ配信サービスでも料金プランによって内容が異なる場合があります。
テキストチャット、投票(アンケート)、在籍確認(プレゼンス)など「目的にあったコミュニケーションが実現できるか」が重要になりそうです。
また、ビデオ参加が必須の場合には、ヴァーチャル背景、ぼかし機能といったゲストに対するプライバシーへの配慮も必要です。

3. 通信回線の確認

開催場所のインターネット環境は、必ず確認したいところ。
脆弱なインターネット環境下では動画の負荷に耐えられず、品質の高い画像・音声を安定して届けることができません。また、画像・音声が乱れてしまうとコンテンツそのもののクオリティに影響し、ゲストの集中力・理解度の低下を招くかもしれません。
配信方法によって必要な回線の種類・求められる速度は異なりますが、開催場所を選定の際は可能な限り現地へ赴き、事前調査されることをおすすめします。

4. 必要な機材

ある程度のスペックを備えたパソコンだけで完結する場合もありますが、イベントの規模・内容によっては専用機材の使用を検討されてはいかがでしょうか。

主要な検討項目とその一例は、次の通りです。
・映像:WEBカメラ、ビデオカメラ
・音声:マイクスピーカー(ハウリング対応)、ピンマイク/スタンドマイク
・照明:リングライト、スタジオライト
・背景:グリーンバック、白ホリゾント
・その他:スイッチャー、プロンプター、返しモニター

5. オペレーターの手配

配信サービス・専用機材の取り扱いから、配信トラブルが生じた際の対応に至るまで。オンライン配信を熟知した、オペレーターによる常駐サポートがあると安心です。
サポートの内容は、映像ディレクションを含む全体をプロデュースするものからライトなものまで、種類も金額もさまざま。
オンライン配信を支援・代行する専門事業者の他、最近は貸し会議室・イベントホールなどの専門スタッフがイベントの規模・内容に適したプランを提案してくれます。

6. 開催場所

開催内容に見合った、上記3~5でご紹介したような環境が整った場所をおすすめします。
ご紹介した環境を自社(自身)で整えるのは大変、心配がある、イニシャルコストが掛かり過ぎると課題がある場合には、貸し会議室・イベントホールのご利用を検討されてはいかがでしょうか。
pick shareでご紹介するハイクラスな貸し会議室・イベントホールの多くは、さまざまな規模のオンライン配信に対応できる環境が整っていますし、個別の相談にも応じてくれます。

まとめ

今回も「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、「WEB会議・ウェビナーで押さえたい5つのポイント」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

本記事をご覧の方の中には、具体的にWEB会議・ウェビナーの開催を検討されている方もいらっしゃると思います。

pick shareは厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室とイベントホールだけをご紹介しています。
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