整った環境・サービスがもたらす、5つの効果をご紹介します。

こんにちは、会議にまつわる情報をお届けするpick share編集室です。
「pick share」は厳しい審査基準をクリアーした、心からおすすめできるハイクラスな貸し会議室と、イベントホール(だけ)をご紹介しています。

一口に「貸し会議室・イベントホール」といっても、近年ますます多様化が進んでいることをご存じですか。

1時間数百円でレンタルできる住居の1室もあれば、ターミナル駅に近いハイグレードなビルの会場まで。金額も環境も、サービスもできることも、本当にさまざまです。

「どうして、そんなに多くの種類があるの?」
「ハイクラスだと、何かちがうの?」

と、お考えの方も多くいらっしゃると思います。
今回は、pick shareがハイクラスな貸し会議室をおすすめする理由でもある、整った環境・サービスがもたらす「5つの効果」を考察したいと思います。

特に、下記のような方々に共感・関心をお寄せいただけると嬉しい内容となっております。
・ハイクラスだと何がちがうの?と、疑問をお持ちの方
・整った環境・サービスの良さを、改めて確認されたい方
・会場選びにお悩みの方(何らヒントになれば幸いです)

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1. 会場スタッフのフォローで、イベント運営に集中できる。

イベント開催には、多岐にわたる事前準備がともなうのですが--。
環境・サービスがととのった会場の多くは、さまざまな要望にお応えする準備をできていて、会場の専門スタッフ(コーディネーターと呼ばれることもあります)には「なんでも相談できる」頼もしさがあります。

例えば、
・会場までのアクセスを参加者にお知らせしたい
・参加者の導線を決めておきたい
・会場設営を任せたい
・映像の投影テストをしたい
・荷物を送りたい
・避難経路、AEDの場所を確認したい
などは、多くのケースで共通するのではないでしょうか。

すべてを自ら検討・準備するのは、たいへんな労力です。会場の専門スタッフに相談することで事前準備がスムーズに進むと、早いタイミングからイベント運営に集中できそうです。

2. 大切なゲストを、安心して迎えられる。

参加者はもちろん、登壇されるゲストなどには一層の配慮が求められるもの。その背景には、「ゲストには最大のパフォーマンスを発揮してもらいたい」想いがあるのだと思います。

気もちのいいお迎えや、安心して滞在できる環境は、当然であるからこそ「外すことのできない大切なファクター」と言えそうです。

具体的に意識したい箇所の一例は、次のとおりです。
・会場の場所はわかりやすいか
・ゲストに想いがつたわるグレードか
・受付スタッフは常駐して、スムーズな案内がされるか
・待機スペースはあるか
・水差しの提供はあるか
・万一に備えた、安心できる会場スタッフがいるか

3. 来場者の参加意欲を高める。

来場者の気持ち(姿勢)は、前向きな場合もあれば、残念ながらそうではない場合も――。
では、参加者にこんな想いが生まれたとしたら、いかがでしょうか。

「なんだか、いい雰囲気の会場だな!」
「いつもとちがう環境で、気もちがあがるな!」
「このイベントに、会社(上司)の期待が見えるな!」

環境によって参加意欲が変化する(下がることはなくても、上がる)ことは多くの方が経験されていて、そのときには上記にも似た想いがあったのではないかと思います。

開催する会場で「意図的に参加意欲をコントロールする」ことは、マインドセットの観点からも有用となりそうです。

4. 整った環境が、集中力を高める。

快適な環境は集中力が高まり、パフォーマンスに良い影響を及ぼすことはご存じの通りです。

反対に、室内が暑い(寒い)、薄暗い、せまい(圧迫感がある)、清潔感がない、などなど。これらはビジネスシーン全般において、集中力を阻害する、おおきな問題点となります。

室内環境を整えることは、成果を高めるために欠かすことができません。

室温ひとつを挙げても、25~32℃のあいだでは1℃上昇するごとに、仕事のパフォーマンスは2%も低下することが、米大学などの研究によってわかっています。

pick share独自の審査項目のなかから、環境に関する一部を抜粋してご紹介します。ご参考になりましたら幸いです。
・天井高は十分か
・照明の明るさ、窓からの採光は十分か
・個別に、空調の温度設定は可能か
・机とイスは、長時間利用しても疲れにくい仕様か
・防音性に問題はないか(隣室の会話内容はわからないか)
・室内は目立った汚れがなく、清潔な状態になっているか
・インターネットの回線速度は十分か

5. 充実の設備で、やりたいことを実現させる。

新型コロナウィルスの影響により、会議やセミナーは、オフラインとオンラインのハイブリッドとするケースが多く見受けられるようになりました。

最近の貸し会議室・イベントホールでは、様々な取り組みをされていて、一例を挙げると--。
・オンライン配信をサポートしてくれる、または専門業者を紹介してくれる(事前の接続テストは、サービスで提供されることも)
・メイン会場の映像と音声を、サブ会場へリアルタイムに配信できる
・手ぶらでWEB会議ができる(WEBカメラ、マイクスピーカーシステム、モニター、配信用PCなどが準備されている)
・インターネットの単独回線を導入している

などがあります。
オンラインを伴うケースに焦点を当てましたが、自社(自身)で機材が用意できない、実績がなくて勝手がわからない場面は他にもありそうです。

充実した設備・サポートによって「期待する成果から逆算して、やりたいことができる」効果は、とても大きいように思います。

まとめ

「pick share」の記事をお読みいただき、ありがとうございます。
以上、かけあしで、「整った環境・サービスがもたらす5つの効果」についてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

昨今は働く時間・場所の多様化もあって「人が集うことに、より高い価値を求められる」ようになりました。それに応えるように、すばらしい環境・サービスを提供されている貸し会議室・イベントホールも増えてきています。
pick shareは、心からおすすめできる会場を応援するとともに、会場と同じ立場の者としてご利用者様の満足度向上に貢献するサービスです。

エリア、スケジュール(日程)、コスト(予算)、規模など、開催場所を探すにはいくつかの要件がありますが、ぜひ、イベントの成功条件として「環境のよさ」をご体験いただけましたら幸いです。

ご案内

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